A retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos pela administração pública é um tema que gera dúvidas entre empresas que prestam serviços para órgãos públicos, especialmente aquelas que atuam com gestão de frotas, combustíveis e serviços relacionados. A Solução de Consulta nº 245 – Cosit, de 22 de maio de 2017, traz importantes esclarecimentos sobre este assunto.
Identificação da Norma
Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: 245 – Cosit
Data de publicação: 22/05/2017
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal do Brasil
Contextualização
A consulta foi formulada por uma entidade representativa de empresas que exercem atividade profissional de gestão de despesas de veículos. Estas empresas prestam serviços de gestão de frota a diversos entes públicos, disponibilizando acesso a estabelecimentos fornecedores de combustível e serviços de manutenção por meio de cartões eletrônicos.
A dúvida central da consulente referia-se à aplicação do art. 18 da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012 (com redação dada pela IN RFB nº 1.540, de 2015), especificamente sobre quando a retenção tributária deve incidir apenas sobre o valor da comissão ou taxa de administração, ou quando deve alcançar também o valor total dos fornecimentos de combustíveis e serviços.
Base Legal da Retenção Tributária
A obrigatoriedade de retenção na fonte do Imposto de Renda, CSLL, COFINS e PIS/PASEP pelos órgãos públicos federais está fundamentada em:
- Art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996 – Estabelece a regra-matriz de incidência da retenção na fonte
- Art. 34 da Lei nº 10.833, de 2003 – Especifica as entidades obrigadas a efetuar a retenção
- IN RFB nº 1.234, de 2012 – Disciplina os procedimentos de retenção
As entidades obrigadas a efetuar a retenção incluem:
- Empresas públicas
- Sociedades de economia mista
- Demais entidades em que a União detenha a maioria do capital social com direito a voto
Regras para Cartões e Créditos Eletrônicos
A Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, em seu artigo 18, estabelece regras específicas para retenção tributária em operações envolvendo cartões e créditos eletrônicos:
Regra Geral (art. 18, caput): Quando os pagamentos são efetuados a intermediárias (como empresas de gestão de frotas), a base de cálculo da retenção corresponde apenas ao valor da comissão ou taxa de administração cobrada pela pessoa jurídica intermediária.
Exceção (art. 18, § 4º): Quando os cartões ou créditos eletrônicos são de uso específico, permitindo identificar no momento do pagamento a prestadora do serviço ou fornecedora do combustível, a retenção deve ser feita sobre:
- O valor correspondente ao serviço ou fornecimento do combustível
- O valor da comissão ou taxa de administração, se houver
Entendimento da Receita Federal
A Solução de Consulta esclarece pontos fundamentais sobre a retenção tributária em operações com cartões eletrônicos:
1. Sobre a caracterização de cartões de uso específico
A RFB entende que não é relevante determinar, de forma apriorística, se os cartões eletrônicos são ou não de uso específico. O que importa é se o órgão público consegue identificar os fornecedores ou prestadores de serviço no momento do pagamento.
A caracterização como “de uso específico” é apenas um exemplo de situação que pode permitir essa identificação, mas não é a única possibilidade.
2. Sobre a responsabilidade pela identificação dos fornecedores
O juízo quanto à possibilidade de identificação do prestador/fornecedor é exclusivo do órgão público adquirente, já que a ele cabe a responsabilidade pela retenção dos tributos.
A Receita Federal deixa claro que o órgão público deve esgotar todas as possibilidades para identificar os beneficiários dos pagamentos, podendo inclusive exigir das empresas intermediárias que forneçam, de forma antecipada ao pagamento, a relação com a identificação das empresas responsáveis pela execução dos serviços ou fornecimento de produtos.
Inclusive, ressalta-se que não se admite que um ente público efetue pagamentos de forma genérica, sem saber quem será o destinatário do dinheiro público, em face da necessária observância dos princípios da administração pública.
3. Sobre procedimentos de retenção
A Solução de Consulta estabelece que:
- Sendo possível identificar a prestadora ou fornecedora, o órgão público deve providenciar a retenção sobre o valor total do fornecimento e o recolhimento dos tributos retidos em nome dessa empresa.
- Caso não seja possível essa identificação (situação que deve ser excepcional), a retenção alcançará somente o valor da comissão cobrada pela intermediária.
A Receita Federal reforça que a impossibilidade de identificação deve ser real e não mera dificuldade operacional. Elementos como a falta de indicação do CNPJ ou do regime tributário dos fornecedores nos relatórios não configuram impedimento efetivo para a identificação.
Implicações Práticas
Esta Solução de Consulta tem importantes implicações para diferentes agentes:
Para Órgãos Públicos Federais:
- Devem analisar caso a caso se conseguem identificar os fornecedores finais
- Precisam exigir das intermediárias informações completas sobre os fornecedores
- Têm responsabilidade direta pela correta retenção dos tributos
Para Empresas Intermediárias (Gestoras de Frotas):
- Precisam estar preparadas para fornecer informações detalhadas sobre os fornecedores
- Devem destacar claramente o valor da comissão ou taxa de administração nas notas fiscais
- Podem ter que adaptar seus sistemas para atender às exigências de identificação dos fornecedores
Para Fornecedores de Combustíveis e Serviços:
- Podem ter os tributos retidos diretamente pelo órgão público, mesmo quando o pagamento é intermediado
- Precisam estar cientes de que os valores retidos serão considerados antecipação do que for devido em relação aos mesmos tributos
Considerações Finais
A Solução de Consulta nº 245 – Cosit traz importante orientação sobre a retenção de tributos federais em pagamentos realizados por órgãos públicos via cartões eletrônicos. Fica claro que a responsabilidade pela correta identificação dos fornecedores e pela retenção tributária é do órgão público, que deve tomar todas as medidas necessárias para cumprir essa obrigação.
Para as empresas que prestam serviços de gestão de frotas e intermediam pagamentos de combustíveis e serviços, é fundamental estar preparada para fornecer informações detalhadas sobre os fornecedores finais, permitindo que os órgãos públicos possam realizar corretamente a retenção tributária.
Este entendimento da Receita Federal reforça a necessidade de transparência e controle rigoroso na aplicação de recursos públicos, garantindo que a tributação ocorra de forma adequada em todas as etapas da cadeia de fornecimento.
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