O reembolso de despesas no teletrabalho foi objeto de importante definição pela Receita Federal através da Solução de Consulta nº 87 – COSIT, de 14 de março de 2023. A decisão estabelece que os valores pagos pelo empregador para ressarcir gastos com internet e energia elétrica dos empregados em regime de home office não integram a base de cálculo de contribuições previdenciárias e do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF).
Detalhes da Solução de Consulta sobre reembolso no teletrabalho
- Tipo de norma: Solução de Consulta
- Número/referência: nº 87 – COSIT
- Data de publicação: 14 de março de 2023
- Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal
A consulta foi motivada por empresa que atua na fabricação e comércio de bebidas, questionando o tratamento tributário aplicável aos pagamentos realizados a funcionários em regime integral de teletrabalho para auxiliá-los com despesas de internet e energia elétrica durante o expediente.
Contexto da norma: teletrabalho e suas implicações tributárias
Com a expansão do regime de teletrabalho, principalmente após a pandemia da COVID-19, surgiu a necessidade de definir o tratamento tributário adequado para o ressarcimento das despesas adicionais suportadas pelos empregados. A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) já havia previsto no art. 75-D da CLT que as disposições sobre responsabilidade por equipamentos e infraestrutura no trabalho remoto deveriam constar em contrato escrito.
A dúvida central residia na natureza jurídica dessas verbas: seriam remuneratórias (sujeitas a tributação) ou indenizatórias (não tributáveis)? A Solução de Consulta 87/2023 esclareceu esse ponto, reformando entendimento anterior manifestado na Solução de Consulta nº 63/2022.
Principais disposições sobre o reembolso de despesas no teletrabalho
A Receita Federal concluiu que os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica em regime de teletrabalho possuem natureza indenizatória, desde que cumpridos determinados requisitos. Como indenização, esses valores não integram:
- A base de cálculo das contribuições previdenciárias (empregador e empregado)
- A base de cálculo do Imposto de Renda Pessoa Física
O entendimento se fundamenta no art. 214, § 9º, inciso V, alínea “m” do Decreto nº 3.048/1999 e no inciso VII do art. 34 da Instrução Normativa nº 2.110/2022, além do parágrafo único do art. 75-D da CLT, que estabelece que as utilidades necessárias ao teletrabalho não integram a remuneração do empregado.
A Solução de Consulta também esclareceu que os valores pagos a título de reembolso podem ser considerados como despesas operacionais dedutíveis na determinação do lucro real para fins de apuração do IRPJ.
Requisito fundamental: a comprovação documental
O aspecto mais relevante da decisão é o requisito imprescindível para o reconhecimento da natureza indenizatória: a comprovação das despesas. A Receita Federal enfatizou que:
“Para a caracterização do aspecto indenizatório dos valores percebidos, o beneficiário deve comprová-los, mediante documentação hábil e idônea, afastando, por conseguinte, a incidência das contribuições previdenciárias.”
Sem a devida comprovação, os valores pagos podem ser considerados como acréscimo patrimonial do empregado, sujeitando-se à tributação por IRPF e contribuições previdenciárias.
Impactos práticos para empresas e empregados
A partir desse entendimento, empresas e empregados devem adotar procedimentos específicos:
Para as empresas:
- Estabelecer política clara de reembolso de despesas de teletrabalho
- Implementar sistema de comprovação documental das despesas
- Manter arquivo organizado das comprovações para possíveis fiscalizações
- Ajustar contratos de trabalho para incluir cláusulas sobre o reembolso
Para os empregados:
- Guardar faturas de internet e energia elétrica
- Documentar o aumento de consumo relacionado ao trabalho
- Apresentar as comprovações conforme política da empresa
- Verificar a possibilidade de medição específica do consumo durante o horário de trabalho
Uma dúvida comum é sobre a forma de cálculo do valor a ser reembolsado. A Solução de Consulta não estabelece método específico, mas indica que o valor deve corresponder ao efetivamente gasto pelo empregado em razão do teletrabalho.
Análise comparativa com entendimentos anteriores
A Solução de Consulta 87/2023 reformou o entendimento anterior (Solução de Consulta nº 63/2022) que tratava as verbas de reembolso como ganhos eventuais. O novo posicionamento reconhece que essas verbas são pagas com habitualidade, pelo menos enquanto durar a modalidade de teletrabalho, caracterizando-se como ajuda de custo e não como ganhos eventuais.
Esta mudança de entendimento alinha-se com o § 2º do art. 457 da CLT, estabelecendo que importâncias pagas a título de ajuda de custo, ainda que habituais, não integram a remuneração do empregado e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.
Vale destacar que a consulta foi declarada parcialmente ineficaz quanto aos questionamentos sobre FGTS, já que este não é um tributo administrado pela Receita Federal. No entanto, considerando o caráter indenizatório reconhecido, é razoável concluir pela não incidência também para o FGTS.
Considerações finais sobre o reembolso no teletrabalho
O entendimento da Receita Federal traz segurança jurídica às empresas que adotam o regime de teletrabalho, desde que observados os requisitos de comprovação. Este posicionamento reconhece as peculiaridades do trabalho remoto e evita a oneração excessiva de um modelo que tem se mostrado eficiente em diversos setores.
Recomenda-se que as empresas implementem processos estruturados para o reembolso de despesas de teletrabalho, incluindo:
- Assinatura de termo aditivo ao contrato de trabalho
- Definição clara dos itens passíveis de reembolso
- Estabelecimento de limites e critérios para pagamento
- Sistema estruturado de prestação de contas
- Documentação adequada para fins fiscais
Diante da consolidação deste entendimento, é fundamental que tanto empregadores quanto empregados estejam atentos às orientações da Receita Federal, especialmente quanto à necessidade de comprovar documentalmente as despesas relacionadas ao teletrabalho.
Vale ressaltar que a Solução de Consulta nº 87 – COSIT tem efeito vinculante para toda a Administração Tributária Federal, conforme previsto no art. 9º da IN RFB nº 2.058/2021, trazendo maior segurança jurídica para adoção dos procedimentos recomendados.
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