Guarda de documentos fiscais digitalizados: requisitos para eliminação dos originais

A guarda de documentos fiscais digitalizados ganhou novas regras com a Solução de Consulta nº 171 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit) da Receita Federal, publicada em 28 de dezembro de 2020. A decisão esclarece os requisitos para que empresas possam manter apenas versões digitais de documentos comprobatórios de despesas, eliminando os originais físicos.

A Solução de Consulta COSIT 171/2020

A consulta foi apresentada por uma empresa que questionava a possibilidade de armazenar apenas em formato digital os comprovantes de despesas de viagens de seus promotores de vendas (como recibos de táxi e notas de refeições), muitos dos quais são emitidos em papel térmico de baixa durabilidade.

O contribuinte buscava confirmar se seria possível deduzir tais despesas para fins de IRPJ e CSLL tendo apenas os documentos digitalizados, sem necessidade de guardar os originais físicos.

A Receita Federal, ao analisar o caso, confirmou que é possível a guarda de documentos fiscais digitalizados e a eliminação dos originais, desde que atendidos requisitos específicos.

Base Legal para Digitalização e Eliminação de Documentos

A solução de consulta fundamenta-se principalmente no Ato Declaratório Interpretativo (ADI) RFB nº 4, de 9 de outubro de 2019, que já havia estabelecido regras para a digitalização de documentos fiscais. Este ADI determina que:

• Livros de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente;
• O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do original para fins de fiscalização;
• Os documentos originais podem ser destruídos após digitalizados, exceto aqueles de valor histórico;
• Os documentos digitalizados podem ser eliminados após o prazo de prescrição dos créditos tributários relacionados.

Requisitos para Validade dos Documentos Digitalizados

Para que a guarda de documentos fiscais digitalizados seja válida e permita a eliminação dos originais, é necessário cumprir requisitos estabelecidos em diversas normas:

1. Lei nº 12.682/2012 (art. 2º-A)

Esta lei autoriza o armazenamento de documentos em meio eletrônico e estabelece que:

• Após a digitalização e constatada a integridade do documento digital nos termos do regulamento, o original pode ser destruído;
• O documento digital terá o mesmo valor probatório do original para todos os fins de direito, inclusive fiscais;
• Os documentos digitalizados terão o mesmo efeito jurídico dos documentos microfilmados.

2. Medida Provisória nº 2.200-2/2001 (art. 1º)

Esta MP instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir:

• Autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica;
• Segurança nas transações eletrônicas.

3. Decreto nº 10.278/2020 (arts. 4º, 5º, 9º, 10 e 11)

Este decreto regulamentou a digitalização de documentos e estabeleceu:

Regras gerais de digitalização (art. 4º):

• Integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
• Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos;
• Padrões técnicos de digitalização para garantir qualidade da imagem e legibilidade;
• Confidencialidade, quando aplicável;
• Interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Requisitos específicos para documentos destinados a entidades públicas (art. 5º):

• Assinatura digital com certificação no padrão ICP-Brasil;
• Conformidade com padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do Decreto;
• Inclusão dos metadados especificados no Anexo II do Decreto.

Descarte dos documentos físicos (art. 9º):

Após o processo de digitalização realizado conforme as normas, o documento físico pode ser descartado, exceto aqueles com valor histórico.

Manutenção dos documentos digitalizados (art. 10):

O armazenamento deve assegurar:

• Proteção contra alteração, destruição e acesso não autorizado;
• Indexação de metadados que possibilitem a localização, gerenciamento e conferência do processo de digitalização.

Preservação dos documentos digitalizados (art. 11):

Os documentos sem valor histórico devem ser preservados no mínimo até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Aplicação Prática para Empresas

Com base na Solução de Consulta analisada, as empresas que desejam manter apenas a guarda de documentos fiscais digitalizados devem:

1. Implementar um sistema de digitalização que cumpra os requisitos técnicos do Decreto nº 10.278/2020;
2. Garantir a integridade e autenticidade dos documentos digitais, preferencialmente com uso de certificação digital ICP-Brasil;
3. Manter sistemas de indexação que permitam facilmente localizar e identificar os documentos;
4. Preservar os documentos digitalizados pelo prazo prescricional dos tributos relacionados (geralmente 5 anos);
5. Adotar medidas de segurança para proteger os arquivos contra adulteração ou perda.

É importante ressaltar que a digitalização não elimina os requisitos de dedutibilidade das despesas estabelecidos na legislação tributária. Ou seja, para que uma despesa seja dedutível na apuração do IRPJ e da CSLL, ela ainda precisa ser necessária, usual e normal para a atividade da empresa, além de estar adequadamente comprovada – agora, por meio digital.

Benefícios da Digitalização de Documentos Fiscais

A possibilidade de manter apenas a guarda de documentos fiscais digitalizados traz diversas vantagens para as empresas:

• Economia de espaço físico: eliminação da necessidade de grandes arquivos para armazenamento de documentos em papel;
• Preservação de informações: principalmente para documentos em papel térmico, cuja impressão tende a desaparecer com o tempo;
• Facilidade de acesso: documentos digitais são mais fáceis de localizar e compartilhar quando necessário;
• Segurança: com backup adequado, reduz-se o risco de perda por deterioração, incêndio, inundação ou outros acidentes;
• Sustentabilidade: redução do uso de papel e de recursos para armazenamento físico.

Pontos de Atenção

Apesar dos benefícios, as empresas que optarem pela guarda de documentos fiscais digitalizados devem estar atentas a alguns pontos:

• A digitalização deve seguir rigorosamente os parâmetros técnicos exigidos;
• É necessário um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos confiável;
• Recomenda-se a elaboração de uma política interna de digitalização e descarte de documentos;
• O investimento inicial em tecnologia e treinamento pode ser significativo;
• Documentos com valor histórico não devem ser descartados, mesmo após digitalizados.

Conclusão

A Solução de Consulta nº 171/2020 da Cosit esclarece definitivamente que empresas podem manter apenas a guarda de documentos fiscais digitalizados, eliminando os originais, desde que sigam os requisitos estabelecidos pelo ADI RFB nº 4/2019, pela Lei nº 12.682/2012 e pelo Decreto nº 10.278/2020.

Esta orientação traz segurança jurídica para as empresas que desejam modernizar seus processos de gestão documental, reduzindo custos com armazenamento físico e garantindo a preservação adequada das informações fiscais relevantes.

Com a crescente digitalização dos processos empresariais e das próprias obrigações tributárias, a possibilidade de manter documentos apenas em formato digital representa um importante passo para a desburocratização e modernização da gestão fiscal no Brasil.

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