As despesas dedutíveis no livro-caixa para titulares de cartório são um tema crucial para os profissionais que atuam nos serviços notariais e de registro. A Receita Federal do Brasil (RFB) esclareceu esse assunto na Solução de Consulta Cosit nº 240/2018, que trouxe importantes orientações sobre quais gastos podem ser abatidos da receita para fins de apuração do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).
Identificação da Norma
- Tipo de norma: Solução de Consulta
- Número/referência: Cosit nº 240/2018
- Data de publicação: 10 de dezembro de 2018
- Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)
Contexto da Solução de Consulta
A consulta foi formulada por uma titular de serviços notariais (tabeliã) que questionou a possibilidade de deduzir diversas despesas em seu livro-caixa para apuração do IRPF. A legislação tributária permite que contribuintes que percebem rendimentos de trabalho não assalariado, incluindo os titulares de cartórios, deduzam determinadas despesas necessárias à manutenção da atividade.
A base legal que fundamenta essa possibilidade encontra-se no artigo 11 da Lei nº 7.713/1988 e no artigo 6º da Lei nº 8.134/1990, posteriormente regulamentados pelo artigo 104 da Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014. Esses dispositivos estabelecem o escopo e as limitações das deduções permitidas para os titulares de serviços notariais.
Principais Disposições sobre Despesas Dedutíveis
A Solução de Consulta analisou cinco tipos específicos de despesas, fornecendo orientações claras sobre sua dedutibilidade no livro-caixa:
1. Assistência Técnica de Informática
A Receita Federal esclareceu que as despesas com assistência técnica de informática podem ser deduzidas no livro-caixa do titular do cartório. Estas são consideradas despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, conforme previsto no inciso III do art. 6º da Lei nº 8.134/1990.
2. Material de Escritório
Similarmente, os gastos com material de escritório do cartório também são dedutíveis. A Cosit enquadrou esses dispêndios como despesas de custeio, essenciais para o funcionamento da atividade notarial e de registro.
3. Segurança Eletrônica
Os custos relacionados à segurança eletrônica do cartório também foram reconhecidos como dedutíveis. Estes são considerados necessários para a proteção do estabelecimento e, consequentemente, para a manutenção da fonte produtora de renda.
4. Alimentação e Planos de Saúde para Empregados
A Solução de Consulta estabeleceu que despesas com vale-refeição, vale-alimentação e planos de saúde, quando fornecidos indistintamente a todos os empregados do cartório, são dedutíveis no livro-caixa. Essa dedução é válida especialmente quando esses benefícios são concedidos em razão de obrigatoriedade prevista em convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Este entendimento alinha-se à Solução de Divergência Cosit nº 17/2017, à qual a presente Solução de Consulta está parcialmente vinculada.
5. Vale Transporte para Colaboradores sem Vínculo Empregatício
Por outro lado, a Receita Federal determinou que despesas com vale transporte de colaboradores sem vínculo empregatício com o cartório não são dedutíveis. Esses gastos não se enquadram como despesas de custeio necessárias à percepção da receita ou à manutenção da fonte produtora.
Fundamentação Legal para Dedução das Despesas
A Solução de Consulta baseia-se em diversos dispositivos legais que regulamentam as despesas dedutíveis no livro-caixa para titulares de cartório:
- Art. 11 da Lei nº 7.713/1988 – Estabelece inicialmente a possibilidade de dedução para titulares de serviços notariais e de registro;
- Art. 6º da Lei nº 8.134/1990 – Estende a possibilidade de dedução a todos os contribuintes que recebam rendimentos do trabalho não-assalariado;
- Art. 104 da Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014 – Regulamenta as deduções permitidas e suas limitações;
- Parecer CST nº 1.554/1979 – Esclarece o conceito de “despesas necessárias” para fins de dedução.
A análise também considera os artigos 457 e 458 do Decreto-Lei nº 5.542/1943 (CLT) para definir o conceito de remuneração, e o Parecer Normativo Cosit nº 11/1992, que trata dos salários indiretos.
Condições para a Dedutibilidade das Despesas
Para que as despesas dedutíveis no livro-caixa para titulares de cartório sejam efetivamente aceitas pela Receita Federal, é necessário observar algumas condições essenciais:
- As despesas devem ser comprovadas por documentação idônea (notas fiscais, recibos, etc.);
- Todas as despesas precisam estar escrituradas no livro-caixa;
- Os gastos devem ser efetivamente pagos (regime de caixa);
- As despesas não podem exceder à receita mensal da atividade, sendo permitido o cômputo do excesso nos meses seguintes, até dezembro, sem possibilidade de transporte para o ano seguinte.
Conceito de Despesas de Custeio
Um ponto fundamental da Solução de Consulta é a compreensão do que constitui “despesas de custeio” para fins de dedução. A Receita Federal adota uma interpretação ampla, baseada no Parecer CST nº 1.554/1979, que compreende como “necessário” não apenas os gastos essenciais ou indispensáveis à percepção do rendimento, mas também os dispêndios úteis ou oportunos para:
- A obtenção dos rendimentos;
- A administração da fonte produtora dos ganhos.
Isso permite a dedução de despesas administrativas como gastos com publicidade, telefone, recepcionista, além dos exemplos específicos analisados na Solução de Consulta.
Impactos Práticos para os Titulares de Cartórios
A Solução de Consulta Cosit nº 240/2018 traz segurança jurídica para os titulares de serviços notariais e de registro, permitindo-lhes deduzir corretamente várias despesas operacionais e administrativas necessárias ao funcionamento dos cartórios.
Na prática, isso significa que os titulares podem:
- Deduzir despesas com tecnologia (assistência técnica de informática);
- Abater gastos com materiais essenciais ao funcionamento do cartório;
- Deduzir custos com segurança das instalações;
- Abater benefícios concedidos aos empregados, como alimentação e planos de saúde.
Porém, devem estar atentos às limitações, como a impossibilidade de deduzir vale-transporte para colaboradores sem vínculo empregatício.
Considerações Finais
A Solução de Consulta Cosit nº 240/2018 trouxe importantes esclarecimentos sobre as despesas dedutíveis no livro-caixa para titulares de cartório. Esse entendimento contribui para uma apuração mais precisa do IRPF desses profissionais, respeitando as particularidades de sua atividade.
É fundamental que os titulares de serviços notariais e de registro mantenham uma escrituração organizada e documentação idônea que comprove todas as despesas deduzidas, pois esses documentos devem ser mantidos à disposição da fiscalização enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.
Além disso, é importante acompanhar novas orientações da Receita Federal sobre o tema, uma vez que o entendimento sobre despesas dedutíveis pode evoluir com o tempo, adaptando-se às mudanças na legislação e nas práticas do setor.
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