A dedução de despesas com vacinação de empregados no livro caixa do IRPF foi objeto da Solução de Consulta COSIT nº 10, de 17 de fevereiro de 2025. O documento esclarece quando estes gastos podem ser abatidos da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Física por profissionais liberais e autônomos que declaram pelo livro caixa.
Entendendo a Consulta Tributária sobre vacinação de empregados
A consulta foi formulada por um médico que atua como profissional liberal e queria saber se poderia deduzir em seu livro caixa as despesas com vacinação de seus empregados, com o objetivo de prevenir doenças transmissíveis, melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores e reduzir possíveis faltas, mantendo assim a produtividade dos serviços.
Para compreender a resposta da Receita Federal, é importante primeiro conhecer o conceito legal de despesas dedutíveis no livro caixa.
Fundamentação legal para dedução no livro caixa
O art. 6º da Lei nº 8.134/1990 estabelece que contribuintes que percebem rendimentos do trabalho não assalariado podem deduzir da receita:
- Remuneração paga a terceiros com vínculo empregatício e os encargos trabalhistas e previdenciários;
- Emolumentos pagos a terceiros;
- Despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
Estas disposições são reforçadas nos artigos 68 e 69 do Regulamento do Imposto sobre a Renda (RIR/2018) e detalhadas no artigo 104 da Instrução Normativa RFB nº 1.500/2014.
É importante destacar que, para que qualquer despesa seja dedutível, o contribuinte deve comprovar sua veracidade mediante documentação idônea, escriturada em livro caixa e mantida à disposição da fiscalização.
Análise específica das despesas com vacinação de empregados
A Receita Federal analisou a natureza das despesas com vacinação de empregados e concluiu que estas não se enquadram como remuneração paga aos funcionários (art. 104, inciso I, da IN RFB nº 1.500/2014), uma vez que o art. 458, § 2º, inciso IV da CLT afasta explicitamente utilidades dessa natureza do conceito de salário.
Também não se trata de despesas decorrentes de convenções ou acordos coletivos de trabalho (art. 104, inciso IV combinado com o § 5º, da IN RFB nº 1.500/2014).
Assim, a análise concentrou-se no enquadramento como “despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora” (art. 104, inciso III, da IN RFB nº 1.500/2014).
Critérios para dedutibilidade das despesas com vacinação
A dedução de despesas com vacinação de empregados no livro caixa do IRPF foi considerada possível pela Receita Federal, desde que sejam observadas as seguintes condições:
- As despesas devem configurar, no caso concreto, despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;
- Os gastos precisam ser comprovados mediante documentação idônea;
- As despesas devem ser devidamente escrituradas em livro caixa;
- A documentação comprobatória deve ser mantida em poder do contribuinte, à disposição da fiscalização.
A Receita esclareceu que, para configurar a necessidade da despesa, é preciso que haja real ou potencial exposição dos empregados a agentes biológicos que possam comprometer sua saúde, justificando a vacinação preventiva.
Quando a despesa com vacinação é considerada necessária
A Solução de Consulta traz dois critérios importantes para caracterizar a despesa com vacinação como necessária:
- Exposição a agentes biológicos: deve haver comprovação de que os empregados estão expostos a riscos biológicos que justifiquem a vacinação preventiva. A COSIT menciona como exemplo a NR 32 (Norma Regulamentadora de Segurança e Saúde no Trabalho em Serviços de Saúde);
- Obrigação legal: quando existe norma trabalhista que prevê a obrigatoriedade de fornecimento de vacinas aos empregados, tal despesa automaticamente caracteriza-se como necessária à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
Estes critérios se alinham ao conceito de despesa operacional estabelecido no art. 311 do RIR/2018, segundo o qual são necessárias “as despesas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa” e são admitidas as despesas “usuais ou normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa”.
Aplicação prática para profissionais da saúde
No caso específico do consulente, por ser médico, há maior facilidade em comprovar a necessidade da despesa com vacinação, considerando que a NR 32 prevê a obrigatoriedade de imunização para trabalhadores dos serviços de saúde.
Para profissionais da saúde em geral, incluindo médicos, dentistas, enfermeiros e outros que atuam como autônomos ou profissionais liberais, a dedução de despesas com vacinação de empregados no livro caixa do IRPF tende a ser mais facilmente aceita, dada a natureza da atividade e o risco de exposição a agentes biológicos.
Aplicação para outros profissionais liberais
Profissionais liberais de outras áreas também podem deduzir despesas com vacinação de empregados, mas precisam demonstrar que:
- Existe exposição dos empregados a agentes biológicos que justifiquem a vacinação;
- A vacinação é necessária para a manutenção da atividade e percepção da receita;
- Existe norma que obrigue o fornecimento de vacinas específicas.
Em todos os casos, é fundamental que os gastos sejam devidamente comprovados e escriturados no livro caixa.
Documentação e escrituração necessárias
Para garantir a dedutibilidade das despesas com vacinação, o profissional liberal deve:
- Manter comprovantes de pagamento das vacinas (notas fiscais, recibos);
- Escriturar corretamente os valores no livro caixa;
- Documentar a relação entre a vacinação e a necessidade da atividade;
- Quando aplicável, manter registro das normas trabalhistas que exigem a vacinação.
É importante ressaltar que o excesso de deduções apurado em um mês pode ser compensado nos meses seguintes, até dezembro do mesmo ano-calendário, mas não pode ser transposto para o ano seguinte.
Conclusão e orientações práticas
A Receita Federal concluiu que as despesas com vacinação de empregados podem ser consideradas como despesas de custeio dedutíveis dos rendimentos do trabalho não assalariado na apuração do IRPF, desde que configurem despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
Para profissionais liberais que empregam trabalhadores com risco de exposição a agentes biológicos, como é o caso dos profissionais da saúde, a comprovação da necessidade da despesa com vacinação tende a ser facilitada pela existência de normas específicas que preveem a obrigatoriedade de imunização.
Em qualquer caso, é fundamental manter a documentação comprobatória adequada e realizar a correta escrituração das despesas no livro caixa. Consultar um contador especializado em IRPF para profissionais liberais também é recomendado para garantir o correto tratamento fiscal dessas despesas.
É importante lembrar que esta dedução só é válida para profissionais que utilizam o livro caixa para apuração do IRPF, não se aplicando a quem opta pelo desconto simplificado ou a empregados com carteira assinada.
A Solução de Consulta COSIT nº 10/2025 traz segurança jurídica aos contribuintes que se enquadram nas situações descritas e desejam deduzir despesas com vacinação de seus empregados.
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