A declaração de optante pelo Simples Nacional é documento indispensável nas relações contratuais entre órgãos públicos e empresas enquadradas neste regime tributário. A Receita Federal do Brasil (RFB) esclareceu, por meio da Solução de Consulta COSIT nº 61/2020, que tal declaração não pode ser substituída por consulta ao Portal do Simples Nacional quando da celebração ou prorrogação de contratos administrativos.
Dados da Solução de Consulta
- Tipo de norma: Solução de Consulta
- Número/referência: COSIT nº 61/2020
- Data de publicação: 23 de junho de 2020
- Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (COSIT)
Contexto da Consulta
Um órgão público federal apresentou questionamento à Receita Federal sobre a possibilidade de substituir a declaração de optante pelo Simples Nacional pela consulta ao Portal do Simples Nacional na internet, tanto na celebração de novos contratos quanto nos procedimentos de pagamento.
A consulta foi motivada pela interpretação do artigo 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, que disciplina os procedimentos para que não haja retenção do Imposto de Renda e contribuições federais nos pagamentos realizados a empresas optantes pelo Simples Nacional.
Fundamentos Legais
A análise da Receita Federal baseou-se nos seguintes dispositivos:
- Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012 (artigos 4º, 6º e 8º)
- Lei Complementar nº 123, de 2006 (Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte)
- Decreto nº 7.574, de 2011 (Processo Administrativo Fiscal)
De acordo com o artigo 4º, inciso XI, da IN RFB nº 1.234/2012, não serão retidos os valores correspondentes ao IR e às contribuições federais nos pagamentos efetuados a pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, em relação às suas receitas próprias.
Obrigatoriedade da Declaração Formal
A IN RFB nº 1.234/2012 estabelece em seu artigo 6º que as empresas optantes pelo Simples Nacional devem apresentar ao órgão ou entidade pública uma declaração de optante pelo Simples Nacional, conforme modelo constante no Anexo IV da referida instrução normativa.
Esta declaração deve ser assinada pelo representante legal da empresa e apresentada em duas vias, no momento da assinatura do contrato. A primeira via fica anexada ao processo ou documentação que originou o pagamento, enquanto a segunda é devolvida ao interessado como recibo.
A norma faculta a apresentação desta declaração por meio eletrônico, com utilização de certificação digital disponibilizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), desde que o documento eletrônico arquivado pela fonte pagadora contenha a assinatura digital do representante legal e respectiva data.
Consulta ao Portal do Simples Nacional: Quando é Possível?
A principal questão esclarecida pela Solução de Consulta nº 61/2020 refere-se à possibilidade de substituição da declaração de optante pelo Simples Nacional pela consulta ao Portal do Simples Nacional na internet.
A RFB esclareceu que o §4º do artigo 6º da IN RFB nº 1.234/2012 permite a substituição da declaração pela consulta ao Portal apenas na etapa dos pagamentos, e não no momento da celebração ou prorrogação de contratos. Esta consulta serve para verificar se o contratado permanece na condição de optante pelo Simples Nacional após já ter apresentado a declaração inicial.
Na conclusão da Solução de Consulta, a RFB afirma expressamente:
“O § 4º do art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, faculta ao tomador do serviço, que já foi informado, inicialmente, através da declaração, nos moldes que estabelece o caput e o § 3º do art. 6º da referida norma, a realização da consulta ao Portal do Simples Nacional na internet, em substituição à referida declaração, isto é, para verificar se o contratado continua cadastrado como optante pelo Simples Nacional à época dos pagamentos.”
E ainda: “Na prorrogação de contrato vigente ou na nova contratação deve ser exigida declaração firmada pelo contratado, não sendo permitida a sua substituição pela cópia da consulta ao Portal do Simples Nacional.”
Prorrogação de Contratos e Novas Contratações
Um ponto crucial abordado na Solução de Consulta é a necessidade de apresentação de nova declaração de optante pelo Simples Nacional nos casos de prorrogação contratual ou nova contratação, mesmo que em condições idênticas às do contrato anterior.
O §5º do artigo 6º da IN RFB nº 1.234/2012 determina que as exigências previstas no caput (apresentação da declaração) e no §4º (alternativa de consulta ao Portal para verificar a permanência no regime) aplicam-se tanto na prorrogação do contrato quanto em uma nova contratação.
Portanto, a cada renovação contratual ou nova contratação, a empresa optante pelo Simples Nacional deverá apresentar nova declaração formal ao órgão público contratante.
Informações Constantes na Declaração
É importante destacar que a declaração de optante pelo Simples Nacional, conforme Anexo IV da IN RFB nº 1.234/2012, contém informações relevantes que vão além da mera confirmação de opção pelo regime simplificado, tais como:
- Declaração de cumprimento das obrigações acessórias conforme a legislação pertinente;
- Compromisso de informar imediatamente à RFB e ao contratante eventual desenquadramento do Simples Nacional;
- Ciência das penalidades previstas na legislação criminal e tributária em caso de falsidade na prestação das informações.
Estes elementos reforçam a importância da declaração formal e justificam a impossibilidade de sua substituição por mera consulta ao Portal na fase de contratação ou prorrogação contratual.
Responsabilidade do Contratado
A norma também estabelece a responsabilidade da empresa optante pelo Simples Nacional em informar imediatamente ao contratante qualquer alteração em sua situação perante o regime simplificado.
O art. 8º da IN RFB nº 1.234/2012 prevê a aplicação de penalidades em casos de declaração inexata. As sanções são as mesmas previstas na legislação do Imposto de Renda para casos de não retenção, falta de recolhimento, recolhimento após o vencimento sem acréscimo de multa moratória, falta de declaração e declarações inexatas.
Esta disposição evidencia a seriedade com que o fisco trata a questão da declaração de optante pelo Simples Nacional e reforça a necessidade de seu correto preenchimento e apresentação.
Recomendações Práticas para Órgãos Públicos
Com base na Solução de Consulta COSIT nº 61/2020, recomenda-se aos órgãos e entidades da administração pública:
- Exigir a declaração formal (Anexo IV da IN RFB nº 1.234/2012) no momento da assinatura de novos contratos com pessoas jurídicas que se declaram optantes pelo Simples Nacional;
- Solicitar nova declaração em cada prorrogação contratual, mesmo que em condições idênticas às originais;
- Utilizar a consulta ao Portal do Simples Nacional apenas como ferramenta complementar de verificação na fase de pagamentos;
- Manter a primeira via da declaração anexada ao processo ou documentação que originou o pagamento, para fins de comprovação perante a RFB.
Estas medidas garantem o correto cumprimento da legislação tributária e evitam problemas futuros relacionados à retenção indevida ou à falta de retenção de tributos federais.
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