Cálculo do Fator R no Simples Nacional deve adotar Regime de Caixa para Folha Salarial

Gustavo Ribeiro28 de julho de 20254 Mins read95

O Cálculo do Fator R no Simples Nacional deve ser realizado considerando o regime de caixa para a folha de salários, independentemente do regime adotado pela empresa para apuração da base de cálculo mensal. Esse foi o entendimento da Receita Federal do Brasil na Solução de Consulta nº 17 – Cosit, publicada em 18 de março de 2021.

A Solução de Consulta esclarece dúvidas importantes sobre o chamado “fator r”, componente essencial para empresas prestadoras de serviço que podem ser tributadas tanto pelo Anexo III quanto pelo Anexo V do Simples Nacional, dependendo da proporção entre folha salarial e receita bruta.

O que é a Solução de Consulta nº 17 – Cosit

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: 17 – Cosit
Data de publicação: 18 de março de 2021
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)

Contexto da norma

Desde 2018, as empresas optantes pelo Simples Nacional que prestam determinados serviços (previstos no art. 25, § 1º, inciso V, da Resolução CGSN nº 140/2018) devem calcular o “fator r” para definir em qual anexo serão tributadas. Este fator representa a razão entre a folha de salários, incluídos encargos, nos 12 meses anteriores (FS12) e a receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores (RBT12).

Quando o “fator r” é igual ou superior a 0,28 (28%), as receitas são tributadas pelo Anexo III, que possui alíquotas mais favoráveis. Quando inferior a esse percentual, a tributação ocorre pelo Anexo V, com alíquotas substancialmente mais elevadas. A diferença entre os dois anexos pode representar um impacto tributário significativo para as empresas.

A consulta em questão abordava duas dúvidas principais:

Se a Contribuição Patronal Previdenciária (CPP) paga dentro do Simples Nacional integra o cálculo do fator “r”
Se o valor da folha de salários e encargos deve ser considerado pelo regime de caixa ou de competência

Principais disposições

Quanto à primeira questão, a Receita Federal considerou a consulta ineficaz, por entender que a resposta é encontrada em disposição literal de lei. O art. 18, § 24, da Lei Complementar nº 123/2006 determina claramente que o Cálculo do Fator R no Simples Nacional deve considerar “o montante pago, nos doze meses anteriores ao período de apuração, a título de remunerações a pessoas físicas decorrentes do trabalho, acrescido do montante efetivamente recolhido a título de contribuição patronal previdenciária e FGTS, incluídas as retiradas de pró-labore”.

Como o dispositivo não especifica a contribuição previdenciária nem abre exceções, deve-se considerar também a CPP apurada e paga dentro do Simples Nacional.

Quanto à segunda questão, a Receita Federal esclareceu que, independentemente do regime adotado pela microempresa ou empresa de pequeno porte para apuração da base de cálculo mensal do Simples Nacional (caixa ou competência), para o Cálculo do Fator R no Simples Nacional:

A folha de salários (FS12) deve ser apurada pelo regime de caixa
A receita bruta (RBT12) deve ser apurada pelo regime de competência

A Cosit fundamentou essa interpretação no art. 18, § 5º-K, da Lei Complementar nº 123/2006, que estabelece que “para o cálculo da razão a que se referem os §§ 5º-J e 5º-M, serão considerados, respectivamente, os montantes pagos e auferidos nos doze meses anteriores ao período de apuração”.

Esclarecimentos sobre a forma de cálculo

A Receita Federal também esclareceu que, para efeitos do Cálculo do Fator R no Simples Nacional, a folha de salários (FS12) é composta por:

Remunerações pagas a pessoas físicas decorrentes do trabalho
Retiradas de pró-labore pagas
Contribuições patronais previdenciárias efetivamente recolhidas
FGTS efetivamente recolhido

É importante destacar que não basta que as remunerações sejam apenas informadas em GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), elas precisam ser efetivamente pagas dentro do período de 12 meses considerado no cálculo.

Por exemplo, no cálculo referente ao período de apuração de março de 2020, se determinada remuneração não foi paga entre março de 2019 e fevereiro de 2020, ela não pode ser considerada na apuração da FS12, ainda que tenha sido informada em GFIP nesses doze meses.

Impactos práticos

A definição do regime a ser utilizado no Cálculo do Fator R no Simples Nacional tem impactos significativos para as empresas prestadoras de serviço, principalmente aquelas que possuem um fator “r” próximo do limite de 0,28.

A adoção do regime de caixa para a folha de salários significa que:

Apenas os valores efetivamente pagos no período de 12 meses serão considerados
Pagamentos em atraso só entrarão no cálculo quando efetivamente realizados
Salários apenas provisionados, mas não pagos, não compõem o fator “r”

Essa interpretação também evita distorções e transtornos, pois caso fosse adotado o regime de competência, a cada pagamento intempestivo de remunerações, a empresa seria obrigada a retificar suas declarações mensais no PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório).

Como uma única remuneração impacta na apuração da FS12 em doze períodos de apuração, cada pagamento atrasado de remuneração acarretaria a necessidade de retificação de doze períodos, gerando um ônus burocrático significativo.

Considerações finais

A Solução de Consulta nº 17 – Cosit traz segurança jurídica para milhares de empresas prestadoras de serviço optantes pelo Simples Nacional que precisam calcular o fator “r” mensalmente. O entendimento da Receita Federal estabelece claramente que o Cálculo do Fator R no Simples Nacional deve considerar:

A folha de salários pelo regime de caixa
A receita bruta pelo regime de competência

Essa clarificação é particularmente importante para as empresas que estão próximas do limite de 0,28, pois pequenas variações no cálculo podem resultar em mudanças significativas na tributação, alternando entre o Anexo III e o Anexo V do Simples Nacional.

Para profissionais contábeis e empresários, é fundamental observar essa sistemática de cálculo e realizar um planejamento adequado da folha salarial ao longo do ano, considerando o impacto direto que ela terá na tributação da empresa.