A Solução de Consulta nº 160/2023 da COSIT trouxe importante esclarecimento sobre aluguel de bens móveis e softwares em cartórios para fins de dedução no Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF). A decisão, publicada em 7 de agosto de 2023, confirmou que tabeliães podem deduzir aluguéis pagos a empresas nas quais possuem participação societária.
O Caso Analisado pela Receita Federal
O consulente, tabelião de notas, questionou a possibilidade de dedução dos valores pagos pelo aluguel de bens móveis e utensílios utilizados no cartório, incluindo computadores, periféricos e softwares, principalmente o programa “NOTARIAL SQL”. A particularidade do caso está no fato de que os móveis e equipamentos eram locados de uma empresa na qual o próprio tabelião possuía 70% das quotas de capital.
O contribuinte argumentou que os bens alugados eram necessários à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, destacando que os programas de computador requerem constante manutenção e atualização por exigências do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e da Corregedoria Geral de Justiça do Tribunal de Justiça estadual.
O Fundamento Legal
A análise da Receita Federal baseou-se principalmente no artigo 68, inciso III, do Regulamento do Imposto sobre a Renda (RIR/2018), aprovado pelo Decreto nº 9.580/2018, que prevê:
“Art. 68. O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, a que se refere o art. 236 da Constituição, e os leiloeiros, poderão deduzir da receita decorrente do exercício da atividade:
[…]
III – as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.”
A questão central envolvia determinar se o aluguel pago a uma empresa da qual o tabelião é sócio majoritário poderia ser considerado despesa de custeio dedutível para fins de IRPF.
O Entendimento da Receita Federal
A COSIT concluiu que o pagamento de aluguel dos móveis e utensílios em geral, inclusive computadores, periféricos e software, feito pelo tabelião a uma empresa na qual possui quotas de capital, pode ser deduzido na apuração da base de cálculo do Imposto sobre a Renda apurado no livro-caixa, desde que atendidas as seguintes condições:
- O valor do aluguel seja condizente com os preços praticados pelo mercado;
- A despesa seja necessária à percepção das receitas e à manutenção da fonte produtora;
- O pagamento esteja devidamente escriturado em livro-caixa;
- A despesa seja comprovada mediante documentação hábil e idônea.
A decisão se baseou parcialmente na Solução de Consulta COSIT nº 329/2018, que já havia estabelecido entendimento semelhante para o aluguel de imóveis.
Impacto Prático para os Cartórios
Esta orientação traz segurança jurídica para tabeliães e oficiais de registro que utilizam a estrutura de pessoas jurídicas para a gestão de seus ativos operacionais. Na prática, permite otimizar a organização patrimonial sem prejuízo fiscal, desde que as operações ocorram em condições de mercado.
O entendimento beneficia especialmente cartórios que necessitam de constantes atualizações tecnológicas e de equipamentos para atender exigências legais e regulatórias, como:
- Digitalização de acervos e procedimentos
- Implementação de medidas de segurança digital conforme a LGPD
- Atendimento às determinações do CNJ e Corregedorias estaduais
- Modernização de sistemas para integração com plataformas eletrônicas
Conceito de Despesas de Custeio
A Solução de Consulta nº 240/2018, citada no documento, esclarece que o conceito de despesas de custeio deve ser interpretado de forma ampla, abrangendo não apenas gastos essenciais, mas também aqueles úteis ou oportunos para a obtenção de rendimentos e para a administração da fonte produtora.
Assim, serviços como assistência técnica de informática, segurança eletrônica do cartório e material de escritório também se enquadram como despesas dedutíveis, desde que comprovadas adequadamente.
Limites e Vedações
É importante ressaltar que nem todas as despesas podem ser deduzidas. O parágrafo único do artigo 68 do RIR/2018 estabelece vedações específicas, como:
- Quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos
- Despesas de arrendamento (leasing)
- Despesas com locomoção e transporte, exceto para representantes comerciais autônomos
Além disso, as deduções de despesas escrituradas em livro-caixa não podem exceder a receita mensal da atividade. O excesso pode ser compensado nos meses seguintes até dezembro, mas não pode ser transposto para o ano-calendário subsequente.
Documentação e Controles Necessários
Para assegurar a dedutibilidade dos aluguéis e evitar questionamentos fiscais, os tabeliães devem adotar os seguintes cuidados:
- Formalizar contratos de locação com cláusulas e condições claras
- Realizar pesquisas de mercado para comprovar que os valores praticados estão alinhados ao mercado
- Manter escrituração regular e completa no livro-caixa
- Conservar documentação comprobatória (notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento)
- Demonstrar a efetiva utilização dos bens na atividade cartorária
A organização adequada desses documentos é fundamental, pois o contribuinte tem o ônus de comprovar a veracidade das receitas e despesas, conforme previsto no §2º do art. 6º da Lei nº 8.134/1990.
Considerações Finais
A Solução de Consulta nº 160/2023 da COSIT trouxe maior segurança jurídica para os titulares de serviços notariais e de registro que optam por estruturar seus negócios utilizando pessoas jurídicas para a gestão de ativos operacionais.
O entendimento confirma a possibilidade de dedução de aluguéis de bens móveis e softwares, mesmo quando pagos a empresas nas quais o tabelião tem participação societária, desde que respeitadas as condições de mercado e a efetiva necessidade dos bens para a atividade.
Este posicionamento da Receita Federal acompanha a evolução tecnológica dos cartórios brasileiros, que cada vez mais necessitam de equipamentos modernos e softwares específicos para atender às exigências regulatórias e às demandas de um mercado cada vez mais digital.
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