Retenção tributária em licenciamento de software: quando reter IRPJ, CSLL, PIS e COFINS

A Retenção tributária em licenciamento de software é um tema que gera muitas dúvidas entre os contribuintes. A Solução de Consulta nº 243 – Cosit, de 19 de maio de 2017, trouxe importante esclarecimento sobre quais serviços de tecnologia da informação estão sujeitos à retenção na fonte do IRPJ, CSLL, PIS e COFINS.

Informações da Norma

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número: 243/2017
Data de publicação: 19 de maio de 2017
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)

Contexto da Consulta

Uma entidade de previdência complementar fechada consultou a Receita Federal sobre a obrigatoriedade de retenção tributária ao efetuar pagamentos a uma empresa prestadora de serviços de informática. O contrato entre as partes envolvia três objetos principais:

• Outorga de licença de uso de software;
• Prestação de serviços de suporte técnico relativo ao software;
• Prestação de serviços de hospedagem e suporte ao site institucional da consulente, incluindo a guarda das informações contidas no software.

A dúvida central era se estes pagamentos estariam sujeitos à retenção na fonte de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS, conforme previsto na Lei nº 10.833/2003 e no Decreto nº 3.000/1999 (RIR/99).

Base Legal Aplicável

A análise da Receita Federal fundamentou-se principalmente em:

• Art. 30 da Lei nº 10.833/2003 – Que estabelece a retenção na fonte da CSLL, COFINS e PIS/PASEP em determinados serviços;
• Art. 647 do Decreto nº 3.000/1999 (RIR/99) – Que prevê a incidência do IRRF sobre serviços profissionais;
• Instrução Normativa SRF nº 459/2004 – Que regulamenta a retenção;
• Lei nº 9.609/1998 – Que define programa de computador e estabelece regras sobre comercialização e licenciamento.

Distinção Fundamental: Software Pronto x Software Sob Encomenda

O cerne da decisão da Receita Federal está na distinção entre dois tipos de software:

1. Software pronto para usuários em geral

Refere-se ao software desenvolvido previamente para ser licenciado a múltiplos usuários (também conhecido como “software de prateleira”), ainda que com adaptações ou customizações para clientes específicos.

Este tipo de operação caracteriza-se como uma “obrigação de dar” (fornecimento de produto/mercadoria), não configurando prestação de serviço para fins de retenção tributária.

2. Software desenvolvido sob encomenda

É o programa desenvolvido especificamente para atender às necessidades particulares de um cliente, conforme suas especificações.

Esta operação é classificada como “obrigação de fazer” (prestação de serviço), enquadrando-se no conceito de “programação” previsto no item 30 do § 1º do art. 647 do RIR/99, sujeita portanto à retenção tributária.

Decisão da Receita Federal

A Cosit estabeleceu os seguintes entendimentos sobre a retenção tributária em licenciamento de software:

Operações NÃO sujeitas à retenção

Estão dispensados da retenção na fonte de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS os pagamentos referentes a:

• Licença de uso de software desenvolvido para utilização de usuários em geral (mesmo com ajustes);
• Prestação de serviços de suporte técnico relativo ao software de prateleira;
• Guarda das informações contidas no software;
• Hospedagem e suporte de sites na Internet.

Operações SUJEITAS à retenção

Estão obrigados à retenção na fonte de IRPJ, CSLL, PIS e COFINS os pagamentos decorrentes de:

• Elaboração de programa de computador (software) por encomenda para uso exclusivo do encomendante;
• Prestação de serviços complementares visando o adequado funcionamento do software sob encomenda;
• Desenvolvimento de melhorias ou novas funcionalidades do software (customização) que caracterizem efetivamente um serviço de programação.

A Receita Federal esclarece que estas operações configuram “serviços profissionais” na forma prevista no § 1º do art. 647 do RIR/99.

Critério para Identificar a Natureza da Operação

Segundo a Solução de Consulta Cosit 123/2014, citada no documento, deve-se observar a natureza da obrigação:

• Obrigação de dar: entrega de algo pronto, sem necessidade de fazê-lo previamente, como ocorre com o “software de prateleira”, mesmo que necessite de ajustes para atender às necessidades específicas do cliente;
• Obrigação de fazer: desenvolvimento do software de acordo com especificações fornecidas antecipadamente pelo cliente.

A retenção tributária em licenciamento de software só é obrigatória quando há caracterização da obrigação de fazer.

Categorias de Software e seu Tratamento Tributário

A Solução de Consulta também menciona três categorias de software:

1. Programas standard (de prateleira): desenvolvidos e disponibilizados para clientes indistintamente – não sujeitos à retenção;
2. Programas por encomenda: desenvolvidos especificamente para determinado cliente – sujeitos à retenção;
3. Programas adaptados (customized): forma híbrida, sendo programas standard que permitem adaptação às necessidades de cliente particular – via de regra não sujeitos à retenção, desde que as adaptações representem meros ajustes e não configurem verdadeira encomenda.

Obrigação da Empresa Prestadora do Serviço

É importante destacar que, nos casos em que a retenção é obrigatória, a empresa prestadora do serviço deve informar no documento fiscal o valor correspondente à retenção das contribuições incidentes sobre a operação, conforme determina o art. 1º, § 10, da Instrução Normativa SRF nº 459/2004.

Impactos Práticos para os Contribuintes

Esta distinção tem implicações significativas para as empresas:

• Para contratantes: devem analisar cuidadosamente a natureza do serviço contratado para determinar a obrigatoriedade da retenção, evitando autuações fiscais;
• Para prestadores de serviços de TI: precisam classificar adequadamente suas operações nas notas fiscais, indicando quando cabível o valor da retenção.

Empresas que trabalham com licenciamento de software e serviços associados devem prestar especial atenção a esta distinção, pois ela determina o tratamento tributário correto.

Considerações Finais

A Retenção tributária em licenciamento de software depende fundamentalmente da natureza do contrato – se é uma simples licença de uso de um programa já existente ou se envolve o desenvolvimento sob medida de uma solução.

Em caso de dúvida sobre a classificação de determinada operação, recomenda-se uma análise detalhada do contrato e das características do serviço/produto, podendo ser necessária a consulta a um especialista tributário para a correta aplicação das regras de retenção.

A incorreta aplicação das regras de retenção pode gerar passivos tributários tanto para o contratante (por deixar de reter quando devido) quanto para o prestador (por ter retido indevidamente ou não ter indicado o valor da retenção no documento fiscal).

Otimize sua Conformidade Tributária com Inteligência Artificial

Navegar pelas complexidades da TAIS reduz em 73% o tempo gasto em análises tributárias, identificando automaticamente quando a retenção tributária é obrigatória em seus contratos de TI.

Conheça a TAIS