Retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos por órgãos públicos

A retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos por órgãos da administração pública federal gera muitas dúvidas. A Receita Federal do Brasil (RFB) esclareceu este tema através da Solução de Consulta nº 245 – Cosit, de 22 de maio de 2017, estabelecendo critérios importantes para determinar quando e como efetuar essas retenções.

Neste artigo, vamos analisar as diretrizes oficiais sobre a obrigatoriedade de retenção de IRRF, CSLL, PIS/PASEP e COFINS em pagamentos realizados via cartões eletrônicos, especialmente no contexto de serviços de gestão de frota.

• Tipo de norma: Solução de Consulta
• Número/referência: nº 245 – Cosit
• Data de publicação: 22 de maio de 2017
• Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)

Contexto da consulta sobre retenção de tributos

A consulta foi apresentada por uma entidade representativa de empresas que exercem atividade profissional de gestão de despesas de veículos. Essas empresas prestam serviços a diversos órgãos públicos, disponibilizando acesso a estabelecimentos fornecedores de combustível e serviços de manutenção para veículos.

O funcionamento desse modelo de negócio ocorre através de cartões eletrônicos, pelos quais os órgãos públicos obtêm o fornecimento de combustível e serviços, efetuando pagamentos às empresas intermediárias (gestoras de frota). Como remuneração, as gestoras recebem uma taxa de administração ou comissão, geralmente calculada como percentual sobre o valor total dos bens e serviços adquiridos.

A questão central envolve a base de cálculo para retenção dos tributos federais nessas operações. A dúvida específica relaciona-se ao disposto no § 4º do art. 18 da IN RFB nº 1.234, de 2012, que trata da retenção em casos de cartões de uso específico.

Fundamentos legais da retenção na fonte

A obrigação de retenção na fonte por órgãos públicos federais tem sua base legal no art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996, que estabelece:

“Os pagamentos efetuados por órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços, estão sujeitos à incidência, na fonte, do imposto sobre a renda, da contribuição social sobre o lucro líquido, da contribuição para seguridade social – COFINS e da contribuição para o PIS/PASEP.”

Complementarmente, o art. 34 da Lei nº 10.833, de 2003, especifica quais entidades da administração pública federal estão obrigadas a efetuar tais retenções:

• Empresas públicas
• Sociedades de economia mista
• Demais entidades em que a União detenha a maioria do capital social com direito a voto

A regulamentação detalhada encontra-se na Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, com destaque para o art. 18, que trata especificamente de aquisições via vales, tíquetes e cartões eletrônicos.

Regras específicas para cartões eletrônicos e vales

O art. 18 da IN RFB nº 1.234/2012 estabelece regras distintas para a retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos, dependendo da situação:

Regra geral (caput do art. 18): Quando os pagamentos são efetuados a intermediárias, a base de cálculo para retenção corresponderá ao valor da corretagem ou comissão cobrada pela pessoa jurídica intermediária.

Exceção (§ 4º do art. 18): Caso os cartões ou créditos eletrônicos sejam de uso específico, tornando possível identificar a prestadora responsável pela execução do serviço ou fornecedora do combustível no momento do pagamento, a retenção deve ser feita:

• Em nome da prestadora ou fornecedora do combustível
• Sobre o valor correspondente ao serviço ou fornecimento
• Sem prejuízo da retenção sobre o valor da comissão da intermediária

O entendimento da Receita Federal

A Solução de Consulta nº 245/2017 esclarece pontos cruciais sobre a retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos:

1. Cartões de uso específico x possibilidade de identificação

A RFB entendeu que não importa determinar se os cartões ou créditos eletrônicos são ou não de uso específico. O fator determinante é se o órgão público consegue identificar os fornecedores ou prestadores de serviço que efetivamente receberão os valores.

A norma apenas menciona meios eletrônicos de uso específico como uma possibilidade que facilitaria essa identificação, mas não limita a retenção a esse tipo de meio de pagamento.

2. Responsabilidade do órgão público

O juízo quanto à possibilidade de identificação do prestador/fornecedor é exclusivo do órgão público adquirente, já que a IN RFB nº 1.234/2012 atribui a ele a responsabilidade pela retenção dos tributos.

O órgão público deve esgotar todas as possibilidades para identificar os beneficiários dos pagamentos, inclusive exigindo das empresas prestadoras ou intermediárias que forneçam, antes do pagamento, a relação com a identificação dos fornecedores ou prestadores de serviço.

3. Dever de buscar informações

A RFB destacou que não se admite que um ente público efetue pagamentos de forma genérica, sem saber quem será o destinatário do dinheiro público. Assim, eventuais dificuldades operacionais não são suficientes para afastar o dever de retenção dos tributos – apenas uma real impossibilidade de identificação justificaria tal dispensa.

Impactos práticos para órgãos públicos e fornecedores

Com base na Solução de Consulta, podemos identificar importantes consequências práticas:

Para os órgãos públicos:

• Devem solicitar às empresas de gestão de frota informações detalhadas sobre os fornecedores finais (postos de combustível, oficinas) antes de efetuar o pagamento
• Precisam avaliar caso a caso se têm condições de identificar os beneficiários dos pagamentos
• Quando possível identificar os fornecedores, devem reter os tributos sobre o valor total da operação (não apenas sobre a comissão)
• São responsáveis pelo correto recolhimento dos valores retidos em nome de cada fornecedor identificado

Para as empresas de gestão de frota:

• Devem estar preparadas para fornecer informações detalhadas sobre os estabelecimentos que efetivamente prestaram serviços ou forneceram combustível
• Precisam destacar em suas notas fiscais o valor da comissão cobrada
• Podem sofrer retenção apenas sobre o valor da comissão quando, excepcionalmente, não for possível ao órgão público identificar os fornecedores finais

Para os fornecedores finais (postos, oficinas):

• Estarão sujeitos à retenção na fonte quando forem identificáveis pelo órgão público
• Terão os valores retidos considerados como antecipação dos tributos devidos

Considerações finais

A retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos não depende exclusivamente da caracterização do meio de pagamento como “de uso específico”. O fator determinante é a possibilidade de identificação dos beneficiários finais dos recursos públicos.

Órgãos públicos federais devem analisar cada caso concreto e adotar procedimentos que permitam identificar os fornecedores ou prestadores de serviço sempre que possível. Essa análise é exclusiva e de responsabilidade do órgão que efetua o pagamento.

A solução de consulta reforça a necessidade de transparência e controle na aplicação de recursos públicos, estabelecendo que dificuldades operacionais não justificam a dispensa da retenção tributária quando houver meios de identificar os fornecedores.

Para empresas que trabalham com órgãos públicos, é essencial conhecer essas regras e estar preparado para fornecer todas as informações necessárias que permitam o correto cumprimento das obrigações tributárias.

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