Retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos por órgãos públicos

A retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos por órgãos públicos tem gerado dúvidas sobre a correta base de cálculo a ser aplicada. A Solução de Consulta nº 245 – Cosit, publicada em 22 de maio de 2017, traz importantes esclarecimentos sobre este tema, especialmente no que se refere aos serviços de gestão de frota e utilização de cartões ou créditos eletrônicos.

Identificação da Norma

• Tipo de norma: Solução de Consulta
• Número/referência: 245/2017
• Data de publicação: 22 de maio de 2017
• Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)

Contexto da Consulta

A consulta foi apresentada por uma entidade representativa de empresas que exercem atividade profissional de gestão de despesas de veículos. Estas empresas prestam serviço de gestão de frota de veículos a diversos entes públicos, disponibilizando acesso a estabelecimentos fornecedores de combustível e serviços de manutenção para veículos.

O serviço é operacionalizado através de cartões eletrônicos, pelos quais os órgãos públicos obtêm o fornecimento de combustível e outros serviços. As empresas gestoras recebem como remuneração uma taxa de administração ou comissão, calculada como percentual sobre o montante dos bens e serviços adquiridos em determinado período.

A dúvida central da consulta refere-se à aplicação do artigo 18 da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, especialmente seu parágrafo 4º, que trata da retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos quando estes são de uso específico.

Base Legal Aplicável

A obrigação de retenção na fonte pelos órgãos públicos federais está estabelecida em:

• Lei nº 9.430/1996, art. 64 – Estabelece a regra-matriz de retenção na fonte para IRPJ, CSLL, COFINS e PIS/PASEP em pagamentos realizados por órgãos públicos federais;
• Lei nº 10.833/2003, art. 34 – Especifica quais entidades da administração pública federal estão obrigadas a efetuar as retenções;
• Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 – Disciplina a sistemática de retenção, com destaque para o artigo 18 e seus parágrafos.

O Dilema da Base de Cálculo

A questão central abordada na Solução de Consulta refere-se à determinação da base de cálculo para a retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos. Existem duas possibilidades:

1. Retenção apenas sobre o valor da comissão ou corretagem cobrada pela empresa intermediária (regra geral);
2. Retenção sobre o valor total do fornecimento do combustível ou serviço, além da comissão (exceção).

A aplicação de uma ou outra regra depende da possibilidade de identificação dos fornecedores dos bens e serviços no momento do pagamento, conforme estabelece o § 4º do art. 18 da IN RFB nº 1.234/2012.

Entendimento da Receita Federal

A Receita Federal esclareceu que não é apenas o fato do cartão ou crédito eletrônico ser classificado como “de uso específico” que determina a base de cálculo da retenção. O que realmente importa é a possibilidade efetiva de o órgão público identificar os fornecedores de bens ou serviços no momento do pagamento.

A solução de consulta destaca que:

“A retenção dos tributos federais depende da situação verificada em cada caso, e essa análise é exclusiva, a critério do órgão público, que deve avaliar se tem condição de identificar os respectivos beneficiários dos pagamentos, para então proceder a retenção.”

Responsabilidade do Órgão Público

Um ponto importante ressaltado na Solução de Consulta é que cabe ao órgão público:

1. Avaliar se tem condições de identificar os beneficiários dos pagamentos;
2. Esgotar todas as possibilidades para essa identificação;
3. Exigir das empresas intermediárias que forneçam, de forma antecipada ao pagamento, a relação com a identificação dos prestadores de serviço ou fornecedores.

Essa responsabilidade decorre do rigoroso controle da aplicação de recursos públicos. A Receita Federal enfatiza que “não se admite que um ente público efetue pagamentos de forma genérica, sem saber quem será o destinatário do dinheiro público”.

Critérios para Definir a Base de Cálculo da Retenção

A partir da análise da Solução de Consulta, é possível estabelecer os seguintes critérios para determinar a base de cálculo da retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos:

1. Quando a retenção deve ser sobre o valor total

A retenção incidirá sobre o valor total do fornecimento e também sobre a comissão quando:

• For possível identificar os fornecedores dos bens/serviços no momento do pagamento;
• O órgão público tiver acesso a relatórios detalhados que permitam identificar os estabelecimentos, mesmo que com esforço adicional;
• A empresa intermediária puder fornecer antecipadamente a relação com a identificação dos fornecedores.

2. Quando a retenção deve ser apenas sobre a comissão

A retenção ficará limitada ao valor da comissão quando:

• Houver impossibilidade real (e não mera dificuldade operacional) de identificar os fornecedores;
• Não for possível obter os dados necessários para a identificação dos beneficiários do pagamento.

A Receita Federal ressalta que esta situação deve ser “fato excepcionalíssimo e não regra”.

Implicações Práticas para Órgãos Públicos

Os órgãos públicos federais que utilizam serviços de gestão de frota devem:

1. Estabelecer procedimentos para identificação dos fornecedores de combustível e serviços;
2. Exigir contratualmente que as empresas intermediárias forneçam relatórios detalhados com a identificação dos fornecedores, incluindo o CNPJ;
3. Verificar o regime tributário dos fornecedores (por exemplo, se são optantes pelo Simples Nacional);
4. Documentar adequadamente as razões que eventualmente impossibilitem a identificação dos fornecedores.

Implicações para Empresas de Gestão de Frota

As empresas que prestam serviços de gestão de frota para órgãos públicos federais devem:

1. Adaptar seus sistemas para fornecer relatórios detalhados, incluindo informações como CNPJ dos estabelecimentos fornecedores;
2. Destacar claramente o valor da comissão ou corretagem na nota fiscal de serviços;
3. Fornecer antecipadamente ao órgão público os relatórios com informações dos fornecedores.

Caso a empresa não destaque o valor da comissão na nota fiscal, a retenção será efetuada sobre o valor total a pagar, conforme previsto no § 3º do art. 18 da IN RFB nº 1.234/2012.

Considerações Finais

A retenção de tributos federais em pagamentos via cartões eletrônicos por órgãos públicos deve ser analisada caso a caso, não havendo uma regra única aplicável a todas as situações. O que determina a base de cálculo não é a classificação formal do cartão como “de uso específico”, mas a possibilidade concreta de identificação dos fornecedores.

A Solução de Consulta 245/2017 reforça a importância da transparência e do controle na gestão de recursos públicos, estabelecendo que os órgãos públicos devem esgotar todas as possibilidades para identificar os beneficiários dos pagamentos antes de limitar a retenção apenas ao valor da comissão.

Para empresas do setor de gestão de frota, torna-se essencial adaptar processos e sistemas para fornecer informações detalhadas aos órgãos públicos, possibilitando o correto cumprimento das obrigações tributárias.

Este entendimento está em linha com os princípios da administração pública, que não permitem pagamentos genéricos sem a devida identificação dos destinatários dos recursos públicos.

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