Retenção na Fonte em Serviços de Software: Quando Reter IRPJ, CSLL, PIS e COFINS

A Retenção na Fonte em Serviços de Software é um tema que gera muitas dúvidas entre os contribuintes. Afinal, quando uma empresa contrata serviços relacionados a software, ela deve fazer a retenção de tributos federais? A Receita Federal do Brasil (RFB) esclareceu esse ponto através da Solução de Consulta nº 243 – Cosit, de 19 de maio de 2017, estabelecendo critérios claros para determinar quando há obrigatoriedade de retenção.

Identificação da Norma

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: 243 – Cosit
Data de publicação: 19 de maio de 2017
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação

Contexto da Consulta

A consulta foi formulada por uma entidade de previdência complementar fechada que mantinha um contrato de “Licença de Uso de Programa de Computador” com uma empresa do ramo de tratamento de dados e serviços de hospedagem na internet. O contrato envolvia três elementos principais:

• Outorga de licença de uso de software;
• Prestação de serviços de suporte técnico relativo ao software;
• Serviços de hospedagem e suporte ao site institucional, incluindo a guarda de informações contidas no software.

A dúvida da consulente era se deveria realizar a retenção na fonte do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e da contribuição para o PIS/PASEP em relação aos pagamentos efetuados à empresa contratada.

O Que Determina a Obrigatoriedade de Retenção?

A Retenção na Fonte em Serviços de Software não se aplica a qualquer situação envolvendo programas de computador. A RFB esclareceu que o elemento determinante é a natureza jurídica da operação, utilizando como referência a distinção entre “obrigação de dar” (mercadoria) e “obrigação de fazer” (prestação de serviço).

De acordo com a Solução de Consulta, existem três categorias de software:

1. Programas standard (“de prateleira”): desenvolvidos e postos à disposição de clientes indistintamente;
2. Programas por encomenda: desenvolvidos especificamente para determinado cliente;
3. Programas adaptados (customized): forma híbrida, em que programas standard permitem adaptação às necessidades de um cliente em particular.

Quando Há Obrigatoriedade de Retenção

A Retenção na Fonte em Serviços de Software é obrigatória quando os pagamentos se referem a:

• Elaboração de programa de computador (software) por encomenda para uso exclusivo do encomendante;
• Prestação de serviços complementares visando o adequado funcionamento do software desenvolvido por encomenda;
• Desenvolvimento de melhorias ou novas funcionalidades do software (customização) por encomenda para uso exclusivo do cliente.

Estas atividades configuram “serviços profissionais” de “programação” na forma prevista no § 1º, item 30, do art. 647 do Decreto nº 3.000/1999 (RIR/99), sujeitando-se, portanto, à retenção conforme o art. 30 da Lei nº 10.833/2003.

Quando Não Há Obrigatoriedade de Retenção

Por outro lado, a Retenção na Fonte em Serviços de Software não se aplica aos pagamentos referentes a:

• Licença de uso de software desenvolvido para utilização de usuários em geral (software “de prateleira”);
• Prestação de serviços de suporte técnico relativo ao software “de prateleira”;
• Guarda das informações contidas no software;
• Hospedagem e suporte de sites na Internet.

Estas atividades não se enquadram no conceito de “programação” como serviço profissional listado no § 1º do art. 647 do RIR/99, não estando sujeitas à retenção na fonte do IRPJ, da CSLL, da COFINS e do PIS/PASEP.

O Critério Decisivo: Obrigação de Dar x Obrigação de Fazer

A Solução de Consulta deixa claro que o elemento fundamental para definir a necessidade de Retenção na Fonte em Serviços de Software é a natureza da obrigação:

• Obrigação de dar (sem retenção): quando se trata de entrega do software sem que se tenha de fazê-lo previamente, como ocorre na comercialização do “software de prateleira”, mesmo que sejam necessários determinados ajustes para atender às necessidades do cliente.
• Obrigação de fazer (com retenção): quando o objeto da prestação é um ato do prestador com proveito para o cliente, como no desenvolvimento do software de acordo com especificações fornecidas antecipadamente pelo cliente.

Entendimento sobre Programas Adaptados (Customizados)

A Receita Federal esclareceu que as adaptações feitas em um produto pronto para cada cliente, representando meros ajustes no programa para atender às necessidades específicas, não configuram verdadeira encomenda de um programa. Portanto, as receitas decorrentes dessas adaptações não são consideradas como prestação de serviços para fins de Retenção na Fonte em Serviços de Software.

No entanto, quando o ajuste e a adequação representam o desenvolvimento de um banco de dados relacional ou uma customização substancial (caracterizando uma obrigação de fazer), a atividade é classificada como prestação de serviço, sujeita à retenção.

Obrigação da Empresa Prestadora do Serviço

A Instrução Normativa SRF nº 459/2004, em seu art. 1º, §10, estabelece que a empresa prestadora do serviço tem a obrigação de informar no documento fiscal o valor correspondente à retenção das contribuições incidentes sobre a operação, facilitando assim a correta aplicação da Retenção na Fonte em Serviços de Software.

Base Legal

As principais normas que fundamentam o entendimento sobre Retenção na Fonte em Serviços de Software são:

• Lei nº 10.833/2003, artigo 30 (retenção de CSLL, COFINS e PIS/PASEP);
• Decreto nº 3.000/1999 (RIR/99), artigo 647, § 1º (definição de serviços profissionais);
• Lei nº 9.609/1998, artigos 1º, 8º e 9º (definição de programa de computador);
• Instrução Normativa SRF nº 459/2004 (regulamentação da retenção);
• Lei Complementar nº 116/2003, Lista de Serviços (classificação de serviços de informática).

Implicações Práticas

As empresas que contratam serviços relacionados a software devem avaliar cuidadosamente a natureza da operação para determinar corretamente se há necessidade de Retenção na Fonte em Serviços de Software.

O fato gerador da retenção não é o simples licenciamento de software, mas sim se o programa foi desenvolvido para uso geral ou se foi criado especificamente para atender às necessidades particulares do contratante.

Cabe ressaltar que a não retenção, quando devida, pode sujeitar a empresa contratante a multas e juros, além da responsabilidade pelo pagamento dos tributos não retidos. Por outro lado, a retenção indevida pode gerar transtornos administrativos para ambas as partes.

Considerações Finais

A Retenção na Fonte em Serviços de Software é um tema complexo que exige análise cuidadosa dos contratos e da natureza dos serviços prestados. A Solução de Consulta nº 243/2017 trouxe importantes esclarecimentos, mas é fundamental que as empresas avaliem cada caso concreto, considerando as particularidades do negócio.

É recomendável que tanto contratantes quanto prestadores de serviços de software documentem adequadamente a natureza da operação nos contratos e notas fiscais, deixando claro se trata-se de um software “de prateleira” com eventuais ajustes ou de um desenvolvimento específico para o cliente.

A correta classificação da operação é essencial não apenas para determinar a necessidade de Retenção na Fonte em Serviços de Software, mas também para garantir a segurança jurídica e o cumprimento das obrigações tributárias de ambas as partes.

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