Os serviços de arquivamento por imageamento caracterizam cessão de mão de obra e, quando prestados nessa modalidade, impedem que a empresa prestadora opte pelo regime tributário do Simples Nacional. Este é o entendimento da Receita Federal do Brasil (RFB), formalizado por meio da Solução de Consulta COSIT nº 5, de 4 de janeiro de 2023.
Contextualização do caso
A consulta foi formulada por uma microempresa optante pelo Simples Nacional que presta serviços de arquivamento de documentos por imageamento a uma autarquia federal, por meio de sistema de gerenciamento de arquivos conhecido como Dataflow.
A empresa questionou se tais serviços configurariam cessão de mão de obra para fins da retenção previdenciária de 11% prevista no art. 31 da Lei nº 8.212/1991, bem como se tal atividade seria compatível com sua permanência no regime do Simples Nacional.
Caracterização dos serviços de arquivamento por imageamento
Segundo a consulente, os serviços prestados envolvem mais do que a simples digitalização de documentos. Trata-se de um sistema especializado de arquivamento informatizado que, com aplicação da Arquivologia Científica, controla toda a documentação produzida e recebida pelo contratante.
O arquivamento inclui diversas etapas:
- Inspeção – exame do documento para verificar se ele vai para o arquivo
- Estudo – verificação da entrada do documento, identificação de antecedentes e busca de referências cruzadas
- Classificação – definição de como serão organizados os documentos de acordo com o plano de classificação
- Codificação – identificação dos documentos conforme a simbologia eleita pelo plano de classificação
- Imageamento – replicação sistêmica do documento físico para a versão digital/eletrônica
Importante destacar que, diferentemente da simples digitalização, o imageamento preserva as informações de conteúdo que caracterizam o documento como prova factual, agregando dados e indexações automáticas, semi-automáticas e manuais.
O conceito de cessão de mão de obra na legislação previdenciária
A Receita Federal, ao analisar o caso, recorreu à definição de cessão de mão de obra estabelecida no art. 31, § 3º, da Lei nº 8.212/1991, que considera como tal a colocação à disposição do contratante, em suas dependências ou nas de terceiros, de segurados que realizem serviços contínuos, relacionados ou não com sua atividade-fim, independentemente da natureza e da forma de contratação.
Para caracterizar a cessão de mão de obra, a legislação exige três requisitos essenciais:
- Realização de serviços contínuos, relacionados ou não com a atividade-fim da empresa;
- Mão de obra colocada à disposição da contratante;
- Execução dos serviços nas dependências da contratante ou nas de terceiros.
A COSIT destacou que, conforme entendimento firmado na Solução de Consulta Interna nº 4/2021, a expressão “colocados à disposição” significa que a mão de obra está disponível, nos termos do contrato, independentemente de haver transferência parcial ou total do poder de direção do cedente de mão de obra.
Conclusão da Receita Federal sobre os serviços de arquivamento
Ao analisar o caso concreto, a Receita Federal concluiu que os serviços de arquivamento por imageamento caracterizam cessão de mão de obra, pois:
- Serviços contínuos: Repetem-se periódica ou sistematicamente, a fim de que a empresa contratante obtenha a “necessária e permanente atualização legal e tecnológica” do seu acervo arquivístico;
- Mão de obra à disposição: A empresa disponibiliza a mão de obra necessária e suficiente para entregar os serviços contratados “dentro do padrão de qualidade esperado” pela contratante, no período e nos termos do contrato firmado entre as partes;
- Execução nas dependências da contratante: Parte significativa dos serviços, especialmente o trabalho manual de imageamento e guarda dos documentos físicos, é realizada nas dependências da contratante.
Importante destacar que a Receita Federal rejeitou o argumento da consulente de que apenas o trabalho manual de imageamento e guarda dos documentos ocorria nas dependências da contratante. Para o Fisco, o fato de os serviços intelectuais e técnicos serem desenvolvidos nas dependências da empresa contratada, por si só, não constitui argumento suficiente para afastar a caracterização da cessão de mão de obra.
Enquadramento legal dos serviços de arquivamento
A Receita Federal enquadrou os serviços prestados pela consulente nos arts. 111 e 112 da Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022 (que substituiu a IN RFB nº 971/2009), como:
- Digitação, que compreende a inserção de dados em meio informatizado por operação de teclados ou similares;
- Preparação de dados para processamento, executados com vistas a viabilizar ou facilitar o processamento de informações;
- Secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas.
Tais serviços estão expressamente listados entre aqueles que, quando prestados mediante cessão de mão de obra, sujeitam-se à retenção previdenciária de 11%.
Incompatibilidade com o Simples Nacional
Com base no art. 17, inciso XII, da Lei Complementar nº 123/2006, a Receita Federal concluiu que é vedada a opção pelo regime do Simples Nacional à empresa prestadora de serviços de arquivamento por imageamento caracterizam cessão de mão de obra.
Conforme esclarecido na decisão, é imprescindível que a empresa optante pelo regime do Simples Nacional não incorra em nenhuma das vedações relativas a exercício de atividades previstas na Lei Complementar nº 123/2006. Assim, se exercer uma única atividade impeditiva, ainda que de forma eventual, qualquer que seja a participação da respectiva receita no total auferido, estará vedada sua opção ou permanência no regime simplificado.
Procedimentos para exclusão do Simples Nacional
A empresa que se enquadrar na situação de vedação deverá, obrigatoriamente, comunicar sua exclusão do Simples Nacional por meio de aplicativo disponibilizado no Portal do Simples Nacional, até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência da situação de vedação.
A exclusão do regime produzirá efeitos a partir do primeiro dia do mês seguinte ao da ocorrência da situação de vedação. Na hipótese de falta da comunicação, a exclusão será feita de ofício pela RFB.
Importante destacar que a retenção de 11% prevista no art. 31 da Lei nº 8.212/1991 dar-se-á somente em relação aos fatos geradores ocorridos depois de se processarem os efeitos da exclusão da empresa do regime do Simples Nacional.
Outras consultas semelhantes
A Solução de Consulta COSIT nº 5/2023 alinha-se a entendimentos anteriores da Receita Federal sobre o tema, como a Solução de Consulta COSIT nº 149/2014, que já havia analisado se os serviços de organização de arquivos e de disponibilização de pessoal para inserção de dados em software de controle desses arquivos configuram cessão de mão de obra.
Na ocasião, a Receita Federal concluiu que tais serviços, quando prestados mediante cessão de mão de obra, vedam a opção pelo Simples Nacional, nos termos do art. 17, inciso XII, da Lei Complementar nº 123/2006.
Para consultar o texto integral da Solução de Consulta COSIT nº 5/2023, acesse o portal da Receita Federal.
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