O ressarcimento de despesas com teletrabalho não sofre tributação previdenciária e de IRPF quando devidamente comprovado. Esta foi a conclusão da Solução de Consulta COSIT nº 87, publicada em 14 de março de 2023, que abordou o tratamento tributário das verbas pagas a empregados para cobertura de gastos com internet e energia elétrica durante o trabalho remoto.
A decisão da Receita Federal traz importante orientação para empresas que adotaram o regime de teletrabalho e pagam valores destinados a ressarcir despesas específicas de seus funcionários em home office.
Contexto da Consulta
A consulta foi formulada por empresa do setor de bebidas que, devido à pandemia de COVID-19, implementou o regime integral de home office para parte de seus empregados. A empresa pretendia pagar uma ajuda de custo mensal, em valor fixo, para auxiliá-los com despesas de internet e energia elétrica durante o expediente.
A dúvida central envolvia a natureza jurídica desses pagamentos e seu tratamento tributário para fins de contribuições previdenciárias, Imposto de Renda da Pessoa Física e dedutibilidade na apuração do lucro real para o IRPJ.
Entendimento da Receita Federal
A Coordenação-Geral de Tributação (COSIT) concluiu que os valores pagos aos empregados em regime de teletrabalho para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica possuem natureza indenizatória, e não remuneratória, desde que:
- Os valores sejam efetivamente destinados a ressarcir as despesas arcadas pelo empregado;
- As despesas sejam comprovadas mediante documentação hábil e idônea;
- Exista relação direta entre as despesas e a atividade desenvolvida em regime de teletrabalho.
Base Legal para a Não Incidência de Contribuições Previdenciárias
O fundamento legal para a exclusão desses valores da base de cálculo das contribuições previdenciárias encontra-se no art. 214, § 9º, inciso V, alínea “m” do Decreto nº 3.048/1999 e no inciso VII do art. 34 da Instrução Normativa RFB nº 2.110/2022, que excluem as ajudas de custo da base de cálculo das contribuições.
A COSIT também destacou o amparo legal no parágrafo único do art. 75-D e no § 2º do art. 457, ambos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), que estabelecem expressamente que as utilidades relacionadas ao teletrabalho e as importâncias pagas a título de ajuda de custo não integram a remuneração do empregado nem constituem base de incidência para encargos previdenciários.
Imposto de Renda da Pessoa Física
Quanto ao Imposto de Renda, a COSIT observou que, para caracterizar a não incidência tributária, é essencial verificar a inexistência de acréscimo patrimonial. No caso dos valores para ressarcimento de despesas de teletrabalho, entendeu-se que não há acréscimo patrimonial quando o beneficiário comprova, mediante documentação adequada, que os valores foram efetivamente despendidos.
Essa interpretação alinha-se com o entendimento já manifestado pela Receita Federal na Solução de Consulta COSIT nº 9/2021, segundo a qual valores de natureza indenizatória não constituem fato gerador do imposto de renda por não representarem renda ou proventos.
Dedutibilidade para fins de IRPJ
A Solução de Consulta também reconheceu que os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica no teletrabalho podem ser considerados como despesas operacionais dedutíveis na determinação do lucro real para fins de IRPJ. Para tanto, devem ser observados os requisitos do art. 311 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), sendo necessário que:
- As despesas sejam necessárias à atividade da empresa;
- Contribuam para a manutenção da fonte produtora;
- Sejam usuais ou normais no tipo de atividade da empresa;
- Haja comprovação, mediante documentação hábil e idônea, dos valores despendidos.
Importância da Comprovação das Despesas
Um ponto crucial enfatizado em todo o documento é a necessidade de comprovação documental. A COSIT ressaltou repetidamente que, para a caracterização do aspecto indenizatório dos valores percebidos, é imprescindível que o beneficiário comprove as despesas mediante documentação hábil e idônea.
Sem essa comprovação, os valores pagos podem perder sua natureza indenizatória e passar a ser considerados como rendimentos tributáveis, sujeitos à incidência de contribuições previdenciárias e imposto de renda.
A decisão alinha-se com o entendimento já manifestado em outras soluções de consulta, como a SC DISIT01 nº 27/2010, que estabeleceu que valores recebidos a título de indenização só não sofrem tributação quando comprovadamente ressarcem despesas efetivamente realizadas.
Reforma da Solução de Consulta Anterior
É importante destacar que a Solução de Consulta nº 87/2023 reformou a Solução de Consulta nº 63, de 19 de dezembro de 2022. A COSIT observou que a solução anterior, ao tratar tais verbas como “ganhos eventuais”, não trouxe o entendimento mais adequado.
Segundo a nova interpretação, os valores pagos a título de ressarcimento de despesas com teletrabalho são verbas pagas com habitualidade, pelo menos enquanto durar essa modalidade de prestação de serviços, não podendo ser enquadrados como ganhos eventuais, mas sim como ajuda de custo.
Pontos de Atenção para as Empresas
As empresas que adotam o teletrabalho e pretendem pagar valores a título de ressarcimento de despesas aos seus empregados devem estar atentas às seguintes recomendações:
- Formalizar em contrato escrito as disposições sobre a responsabilidade pelo fornecimento de equipamentos e infraestrutura, bem como sobre o reembolso de despesas, conforme exige o art. 75-D da CLT;
- Estabelecer mecanismos para que os empregados comprovem as despesas efetivamente realizadas;
- Manter documentação hábil e idônea que demonstre a relação entre os valores pagos e as despesas incorridas;
- Considerar a possibilidade de reembolsar as despesas mediante apresentação de comprovantes, em vez de estabelecer valores fixos mensais, o que facilita a comprovação do caráter indenizatório.
A consulta também questionou sobre o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço), mas essa parte foi considerada ineficaz pela Receita Federal, por não se tratar de tributo administrado pela RFB. O FGTS é gerido e administrado por um Conselho Curador do qual a Receita Federal não faz parte.
Vale ressaltar que a Solução de Consulta analisada tem efeito vinculante no âmbito da Secretaria da Receita Federal do Brasil e pode ser acessada no site oficial da Receita Federal.
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