O reembolso de despesas no Simples Nacional é um tema que gera muitas dúvidas entre empresários e contadores. Uma recente manifestação da Receita Federal esclareceu definitivamente como tratar esses valores para fins de tributação. Vamos analisar a Solução de Consulta nº 72/2020 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), que aborda especificamente a questão.
Detalhes da Solução de Consulta
Tipo de norma: Solução de Consulta da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)
Número: 72/2020
Data de publicação: 24 de junho de 2020
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal do Brasil
Contextualização do caso
A consulta foi formulada por uma empresa optante pelo Simples Nacional que presta serviços de classificação de algodão em pluma. Para executar seus serviços, a empresa envia classificadores até as fazendas dos produtores, incorrendo em despesas como combustível, alimentação, hospedagem, pedágios e envio de amostras via Sedex.
Nos contratos firmados entre a prestadora e a tomadora dos serviços, há previsão expressa para o reembolso dessas despesas. A dúvida da empresa consultante era se esses valores reembolsados deveriam compor a receita bruta para fins de tributação no Simples Nacional.
A definição de receita bruta no Simples Nacional
Para compreender corretamente o tratamento fiscal dos reembolsos, é essencial primeiro entender o conceito de receita bruta no regime do Simples Nacional. A Lei Complementar nº 123/2006, em seu artigo 3º, § 1º, estabelece:
“Considera-se receita bruta, para fins do disposto no caput deste artigo, o produto da venda de bens e serviços nas operações de conta própria, o preço dos serviços prestados e o resultado nas operações em conta alheia, não incluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos.”
A Resolução CGSN nº 140/2018, que regulamenta o regime, reforça este conceito e delimita especificamente quais valores não compõem a receita bruta:
- Venda de bens do ativo imobilizado
- Juros moratórios, multas e encargos por atraso de pagamento
- Remessa de mercadorias como bonificação, doação ou brinde incondicional
- Remessa de amostra grátis
- Valores recebidos como multa ou indenização por rescisão contratual (desde que não corresponda à parte executada)
- Valores repassados ao profissional-parceiro pelo salão-parceiro
- Rendimentos ou ganhos líquidos em aplicações financeiras
Observe que não há menção a reembolsos de despesas entre as exclusões permitidas da receita bruta.
O entendimento da Receita Federal sobre reembolsos
A Receita Federal foi categórica em sua análise: no âmbito do Simples Nacional, a receita bruta da atividade de prestação de serviços compreende o preço total do serviço prestado, independentemente da denominação dada a esse preço ou a parcelas dele.
Conforme esclarecido na Solução de Consulta, os custos e despesas faturados ao tomador do serviço devem ser computados como parte do preço de venda e, portanto, integram a receita bruta tributável.
O Fisco destaca que denominar uma parte da remuneração como “reembolso” não altera sua natureza para fins tributários. Estes valores representam, na verdade, parte da contraprestação pelo serviço executado.
Por que os reembolsos são considerados como receita?
A fundamentação da Receita Federal para este entendimento é clara: o fato de um montante estar sendo utilizado para fazer frente a um custo incorrido para a prestação do serviço é algo inerente à própria essência de qualquer atividade empresarial.
Nas palavras da própria Cosit:
“A partir da receita bruta obtida, a sociedade deve subtrair os custos implicados para chegar ao resultado da operação. Desconsiderar da receita ganha as frações que são utilizadas para cobrir os custos da operação acarretaria confundir receita com lucro.”
Segundo este raciocínio, independentemente de como essas parcelas sejam denominadas contratualmente, elas fazem parte do preço cobrado pelo serviço. O fato de serem pagas pelo prestador e posteriormente reembolsadas pelo tomador não as descaracteriza como custo do serviço prestado.
Impactos práticos para as empresas do Simples Nacional
Este entendimento tem implicações significativas para empresas optantes pelo Simples Nacional que utilizam a prática de reembolso de despesas:
- Aumento da base de cálculo: Todos os valores recebidos a título de reembolso devem ser somados à receita bruta mensal, aumentando a base de cálculo do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).
- Possível mudança de faixa: O aumento da receita bruta pode levar a empresa a mudar de faixa de tributação, elevando a alíquota efetiva aplicável.
- Risco fiscal: Empresas que não incluem reembolsos na receita bruta podem estar sujeitas a autuações fiscais e multas.
- Revisão de modelos contratuais: Pode ser necessário revisar a forma como os contratos de prestação de serviços são estruturados, considerando que o tratamento como reembolso não trará vantagem tributária.
Como proceder corretamente
Diante dessa interpretação da Receita Federal, os optantes pelo Simples Nacional devem adotar os seguintes procedimentos:
- Incluir todos os valores recebidos como reembolsos na receita bruta mensal para fins de cálculo do DAS
- Emitir nota fiscal contemplando o valor total do serviço, incluindo os valores que serão destinados a cobrir despesas
- Manter documentação comprobatória das despesas para fins de cumprimento de obrigações acessórias e eventual fiscalização
- Avaliar o impacto tributário desta prática no fluxo financeiro da empresa
É importante ressaltar que a Receita Federal considerou ineficaz parte da consulta que tratava de aspectos operacionais, como procedimentos para emissão de documentos fiscais e registros contábeis dos reembolsos. Segundo o órgão, estes questionamentos não configuram dúvidas referentes à interpretação da legislação tributária, mas sim aspectos de assessoria contábil-fiscal, que não são objeto do processo de consulta.
Análise comparativa com outros regimes
Vale notar que este entendimento sobre reembolsos no Simples Nacional segue a mesma linha já aplicada a outros regimes tributários. A própria Solução de Consulta cita o entendimento firmado para o Lucro Presumido na Solução de Consulta Cosit nº 247/2017, que estabeleceu tratamento idêntico.
Esta uniformidade de interpretação reforça que, independentemente do regime tributário adotado, a Receita Federal considera que o reembolso de despesas constitui parte integrante do preço do serviço e, portanto, compõe a receita bruta tributável.
Considerações finais
A Solução de Consulta Cosit nº 72/2020 pacifica o entendimento sobre o tratamento tributário do reembolso de despesas no Simples Nacional. Ficou estabelecido que esses valores devem, sim, integrar a receita bruta para fins de tributação.
As empresas optantes pelo Simples Nacional que utilizam essa prática precisam adequar seus procedimentos fiscais e avaliar o impacto tributário decorrente. Uma alternativa a ser considerada é ajustar a precificação dos serviços, incorporando as despesas diretamente no valor do serviço, sem segregação em forma de reembolsos.
Esta interpretação da Receita Federal reforça a importância de um planejamento tributário adequado e de uma análise criteriosa das práticas contratuais e comerciais adotadas pelas empresas, especialmente quando envolvem fluxos financeiros que possam impactar a tributação.
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