Retenção na fonte para serviços de limpeza com emprego de equipamentos: entenda a aplicação da alíquota reduzida

A retenção na fonte para serviços de limpeza com emprego de equipamentos é um tema que gera dúvidas entre prestadores de serviços e órgãos da administração pública federal. A Receita Federal do Brasil (RFB), por meio da Solução de Consulta nº 269 – COSIT, de 27 de setembro de 2024, trouxe esclarecimentos importantes sobre o assunto, definindo que equipamentos utilizados em serviços de limpeza podem ser considerados “materiais” para fins de aplicação da alíquota reduzida do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).

O documento esclarece que a prestação de serviços de limpeza com o emprego de equipamentos imprescindíveis à execução dos serviços é considerada “prestação de serviços com emprego de materiais”, nos termos do § 7º, inciso I, do art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012.

Entendendo a questão tributária

De acordo com a legislação vigente, os pagamentos efetuados por órgãos e entidades da administração pública federal a pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços estão sujeitos à retenção na fonte do IRPJ, CSLL, PIS/Pasep e Cofins. Esta obrigação está prevista no art. 64 da Lei nº 9.430, de 1996, e no art. 34 da Lei nº 10.833, de 2003.

No caso específico do Imposto de Renda, os serviços de limpeza normalmente estão sujeitos a uma alíquota de retenção de 4,8%. Contudo, quando há emprego de materiais na prestação destes serviços, a alíquota aplicável se reduz para 1,2%, conforme estabelecido no Anexo I da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012.

O conceito de “materiais” na legislação tributária

A principal questão esclarecida pela Solução de Consulta nº 269 refere-se ao conceito de “materiais” mencionado no § 7º, inciso I, do art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012. Segundo este dispositivo, consideram-se “serviços prestados com emprego de materiais” aqueles cuja prestação envolva o fornecimento pelo contratado de materiais, desde que discriminados no contrato ou em planilhas à parte integrantes do contrato, e na nota fiscal ou fatura de prestação de serviços.

A retenção na fonte para serviços de limpeza com emprego de equipamentos suscitou dúvidas quanto à inclusão ou não de equipamentos como “hidrolavadoras, kits de limpeza de vidros, aspiradores, escadas, mangueiras e carrinhos funcionais” no conceito de “materiais” para fins de aplicação da alíquota reduzida.

Equipamentos são considerados “materiais” para fins tributários

A Receita Federal esclareceu que no conceito de “materiais”, utilizado pela Instrução Normativa RFB nº 1.234, estão contemplados os “equipamentos” cuja utilização na execução de tais serviços esteja intrinsecamente ligada à natureza do serviço prestado, de tal sorte que sem eles não se costumam prestar tais serviços.

Segundo a Solução de Consulta:

“A prestação de serviços de limpeza somente com o emprego de equipamentos que sejam imprescindíveis à execução de tais serviços é considerada ‘prestação de serviços com emprego de materiais’, conforme previsão do § 7º, inciso I, do art. 2º da Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012.”

Este entendimento baseia-se na lógica de que a redução da alíquota para serviços com emprego de materiais se justifica pelo fato de que estes reduzem a utilização intensiva da mão de obra na execução do serviço. Assim, os serviços estariam sendo remunerados em parte pela mão de obra e em parte pelo emprego de materiais ou equipamentos.

Requisitos para aplicação da alíquota reduzida

Para que seja possível a utilização da alíquota reduzida de 1,2% na retenção na fonte para serviços de limpeza com emprego de equipamentos, é necessário atender aos seguintes requisitos:

1. Os equipamentos devem ser imprescindíveis à execução dos serviços;
2. O emprego dos equipamentos deve estar contratualmente previsto, ou seja, discriminado no contrato ou em planilhas à parte integrantes do contrato;
3. Os equipamentos devem estar discriminados na nota fiscal ou fatura de prestação de serviços.

É importante destacar que, caso o custo dos materiais/equipamentos faça parte do preço do serviço apenas por um período determinado, apenas neste período poderá ser considerado serviço prestado com emprego de materiais, quando cumpridos os demais requisitos legais.

Por exemplo, se o contrato prevê a amortização do custo dos equipamentos apenas no primeiro ano de vigência, somente neste período o serviço será considerado “com emprego de materiais” para fins de aplicação da alíquota reduzida.

Impacto na prática dos contratos com a administração pública

Este esclarecimento traz segurança jurídica para empresas prestadoras de serviços de limpeza que utilizam equipamentos em seus contratos com órgãos da administração pública federal. A aplicação da alíquota reduzida de 1,2% (ao invés de 4,8%) representa uma economia significativa no fluxo de caixa destas empresas.

Para se beneficiar deste tratamento tributário, as empresas devem:

• Discriminar detalhadamente os equipamentos utilizados no contrato ou em planilhas anexas;
• Incluir estes mesmos equipamentos nas notas fiscais ou faturas emitidas;
• Comprovar que tais equipamentos são imprescindíveis à execução dos serviços contratados;
• Especificar o período de amortização dos equipamentos, se for o caso.

É importante ressaltar que a Solução de Consulta COSIT nº 269 reforça o entendimento já manifestado pela Receita Federal na Solução de Consulta COSIT nº 210, de 2015, trazendo maior clareza sobre a aplicação da legislação tributária nestes casos.

Diferenciação para fins de lucro presumido

Outro ponto esclarecido pela Solução de Consulta refere-se à determinação das bases de cálculo do IRPJ e da CSLL na forma do lucro presumido. Neste caso, a legislação não contempla a diferenciação de percentual sobre a receita bruta por serviços prestados, seja com emprego de materiais às expensas do contratado ou do contratante.

As exceções a esta regra são apenas os serviços hospitalares e de assistência à saúde especificados (sob condições determinadas) e os serviços de construção civil por empreitada na modalidade total, quando o empreiteiro fornece todos os materiais indispensáveis à execução da obra, sendo tais materiais incorporados à mesma.

Portanto, mesmo que a empresa possa se beneficiar da alíquota reduzida para a retenção na fonte para serviços de limpeza com emprego de equipamentos, isso não altera o percentual de presunção aplicável para fins de determinação da base de cálculo do IRPJ e da CSLL no lucro presumido, que permanece em 32% sobre a receita bruta.

Considerações finais

A Solução de Consulta nº 269 – COSIT traz uma importante definição para as empresas prestadoras de serviços de limpeza que utilizam equipamentos em seus contratos com órgãos da administração pública federal. A confirmação de que equipamentos podem ser considerados “materiais” para fins de aplicação da alíquota reduzida do IRRF representa uma economia tributária significativa.

Contudo, é fundamental que as empresas atendam a todos os requisitos formais estabelecidos pela legislação, especialmente a discriminação detalhada dos equipamentos tanto no contrato quanto nas notas fiscais ou faturas emitidas.

Por fim, é importante lembrar que este entendimento aplica-se especificamente à retenção na fonte para pagamentos efetuados por órgãos e entidades da administração pública federal, não afetando a determinação das bases de cálculo do IRPJ e da CSLL na forma do lucro presumido.

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