Tributação em regime de teletrabalho: ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica

A tributação em regime de teletrabalho passou a ser uma preocupação recorrente para empresas e profissionais contábeis desde a expansão do home office no Brasil. A Receita Federal, por meio da Solução de Consulta nº 63/2022 (COSIT), esclareceu importantes dúvidas sobre o tratamento tributário aplicável ao ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica para colaboradores nesse regime.

Identificação da Norma

– Tipo de norma: Solução de Consulta
– Número/referência: COSIT nº 63/2022
– Data de publicação: 19 de dezembro de 2022
– Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal do Brasil

Contexto da Consulta

A empresa consulente, que atua na fabricação e comércio atacadista de bebidas, adotou o regime de teletrabalho (home office) para parte de seus funcionários durante a pandemia. Diante dessa nova realidade, a empresa pretendia pagar uma ajuda de custo mensal, em valor fixo, para ressarcir os empregados pelas despesas com internet e energia elétrica incorridas durante o expediente de trabalho remoto.

A dúvida central girava em torno da natureza jurídica desses valores e seu impacto na tributação, especificamente: (i) se integrariam a base de cálculo das contribuições previdenciárias; (ii) se deveriam compor a base do Imposto de Renda Retido na Fonte dos empregados; e (iii) se poderiam ser considerados como despesa operacional dedutível para apuração do IRPJ e da CSLL.

Entendimento da Receita Federal sobre a Tributação no Teletrabalho

A análise da Receita Federal sobre a tributação em regime de teletrabalho considerou os seguintes aspectos:

1. Base de Cálculo das Contribuições Previdenciárias

De acordo com a decisão, os valores pagos para ressarcimento de despesas arcadas pelos empregados com internet e consumo de energia elétrica, em decorrência da prestação de serviços no regime de teletrabalho, não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias.

O entendimento tem como fundamento legal:

• O art. 28, inciso I, da Lei nº 8.212/1991, que define salário-de-contribuição como a remuneração destinada a retribuir o trabalho;
• O art. 28, §9º, alínea “e”, item 7, da mesma lei, que exclui da base de cálculo as importâncias recebidas a título de ganhos eventuais;
• O parágrafo único do art. 75-D da CLT, que estabelece que as utilidades relacionadas ao trabalho remoto não integram a remuneração do empregado.

A Solução de Consulta ressalta, entretanto, que para caracterizar a natureza indenizatória desses valores, o beneficiário deve comprová-los, mediante documentação hábil e idônea.

2. Incidência do Imposto de Renda Pessoa Física

Quanto ao Imposto sobre a Renda de Pessoa Física (IRPF), a decisão também foi favorável ao contribuinte. Os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica no regime de teletrabalho não devem ser incluídos na base de cálculo do IRPF.

A fundamentação para essa conclusão baseia-se em:

• O art. 43 do Código Tributário Nacional (CTN), que define como fato gerador do imposto de renda a aquisição de disponibilidade econômica de renda ou proventos;
• Nesses casos, não há acréscimo patrimonial, pois trata-se de mera restituição de valores gastos pelo empregado em benefício da atividade empresarial.

Novamente, a Receita Federal condiciona esse tratamento à comprovação efetiva dos gastos pelo empregado, mediante documentação adequada.

3. Dedutibilidade para fins de IRPJ

No que se refere à dedutibilidade desses valores na determinação do lucro real para fins de apuração do IRPJ, a tributação em regime de teletrabalho segue a lógica das despesas operacionais.

A Receita Federal concluiu que os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica podem ser considerados como despesas operacionais e, portanto, dedutíveis na determinação do lucro real, desde que:

• As despesas sejam necessárias à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora;
• As despesas sejam usuais ou normais no tipo de transação da empresa;
• O beneficiário comprove os valores despendidos mediante documentação hábil e idônea.

O fundamento legal para essa conclusão está no art. 311 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018) e no Parecer Normativo CST nº 32, de 17 de agosto de 1981.

Requisitos para caracterização como verba indenizatória

Um ponto crucial da Solução de Consulta é a ênfase na necessidade de comprovação dos gastos para caracterizar a natureza indenizatória dos valores pagos. Não basta a empresa simplesmente pagar um valor fixo sem qualquer controle ou comprovação das despesas efetivamente incorridas pelos empregados.

Para que os valores pagos sejam considerados verbas indenizatórias (e, portanto, não tributáveis), é necessário que:

1. Haja um nexo causal entre o gasto e o teletrabalho;
2. O empregado apresente documentação hábil e idônea que comprove os gastos (como faturas de energia e internet);
3. Os valores pagos representem efetivamente um ressarcimento, e não um acréscimo patrimonial.

Se esses requisitos não forem satisfeitos, os valores pagos poderão ser considerados como parte da remuneração do empregado, sujeitando-se à incidência de contribuições previdenciárias e IRPF.

Impactos práticos para empresas e empregados

A Solução de Consulta nº 63/2022 traz importantes implicações práticas para a tributação em regime de teletrabalho:

Para as empresas:

• Controle e documentação: É fundamental implementar um processo de controle e documentação dos gastos ressarcidos aos empregados;
• Política de teletrabalho: O contrato ou política de teletrabalho deve prever claramente as condições para ressarcimento de despesas, conforme exigido pelo art. 75-D da CLT;
• Evidências: É recomendável manter arquivados os comprovantes de despesas apresentados pelos empregados;
• Dedutibilidade fiscal: Os valores ressarcidos, desde que devidamente comprovados, podem ser deduzidos para fins de IRPJ, representando uma economia tributária.

Para os empregados:

• Comprovação de gastos: É essencial guardar e apresentar comprovantes das despesas com internet e energia elétrica;
• Não incidência tributária: Os valores recebidos a título de ressarcimento, quando devidamente comprovados, não sofrerão retenção de IRRF nem incidirão contribuições previdenciárias;
• Separação de gastos: Idealmente, o empregado deve conseguir demonstrar a parcela do gasto que é atribuível ao teletrabalho.

Formas de implementação do ressarcimento

Com base na Solução de Consulta, podemos identificar duas formas principais de implementação do ressarcimento de despesas no regime de teletrabalho:

1. Reembolso mediante comprovação: O empregado apresenta mensalmente os comprovantes de despesas com internet e energia elétrica, e a empresa reembolsa o valor gasto ou um percentual deste, considerando a proporção utilizada para o trabalho. Esta modalidade tem maior segurança jurídica.
2. Pagamento de valor fixo com prestação de contas: A empresa pode estabelecer um valor fixo mensal com base em estimativas de gastos, mas deve exigir que o empregado comprove periodicamente que esse valor corresponde aos gastos efetivos.

A segunda opção, embora mais simples operacionalmente, exige atenção especial para garantir que o valor fixo estabelecido não exceda significativamente os gastos reais, o que poderia descaracterizar a natureza indenizatória.

Conclusão

A Solução de Consulta COSIT nº 63/2022 trouxe maior segurança jurídica para empresas e empregados quanto à tributação em regime de teletrabalho, especificamente no que se refere ao ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica.

O entendimento da Receita Federal foi favorável ao contribuinte, reconhecendo que esses valores, quando devidamente comprovados, possuem natureza indenizatória e, portanto, não devem integrar a base de cálculo das contribuições previdenciárias nem do IRPF. Além disso, tais valores podem ser considerados como despesas operacionais dedutíveis na determinação do lucro real.

No entanto, é fundamental que tanto empresas quanto empregados mantenham documentação adequada para comprovar a efetiva realização das despesas, garantindo o tratamento tributário favorável estabelecido na decisão.

Para consultar o inteiro teor da Solução de Consulta COSIT nº 63/2022, acesse o site oficial da Receita Federal.

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