Reembolso de despesas no teletrabalho: tratamento tributário conforme Solução de Consulta 63/2022

O reembolso de despesas no teletrabalho ganhou relevância no contexto empresarial brasileiro após a pandemia e a adoção massiva do home office. Uma dúvida recorrente entre empresas e profissionais de recursos humanos é quanto ao tratamento tributário dos valores pagos aos empregados para ressarcimento de gastos com internet e energia elétrica durante o regime de trabalho remoto. A Receita Federal do Brasil (RFB) manifestou-se sobre essa questão por meio da Solução de Consulta COSIT nº 63/2022, publicada em 19 de dezembro de 2022, trazendo importantes esclarecimentos sobre a não incidência tributária dessas verbas.

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número: 63/2022 – COSIT
Data de publicação: 19 de dezembro de 2022
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação da Receita Federal do Brasil

Contexto da Solução de Consulta

A consulta foi originada por uma empresa do setor de bebidas que, em razão da pandemia, adotou o regime integral de teletrabalho para parte de seus empregados. A consulente pretendia pagar uma ajuda de custo mensal, em valor fixo calculado com base na média de gastos, para auxiliar os funcionários com despesas de internet e energia elétrica durante o expediente de trabalho remoto.

A dúvida central da empresa era se esses valores deveriam integrar a base de cálculo das contribuições previdenciárias, do FGTS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) dos funcionários. Além disso, questionou-se se tais despesas seriam dedutíveis na apuração do lucro real para fins de IRPJ.

A base legal para o questionamento fundamentou-se principalmente no artigo 75-D da CLT, incluído pela Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017), que prevê explicitamente que as utilidades fornecidas para viabilizar o teletrabalho não integram a remuneração do empregado.

Principais Disposições da Solução de Consulta

A Receita Federal analisou a questão sob três perspectivas tributárias distintas: contribuições previdenciárias, imposto de renda e dedutibilidade no lucro real. Vamos examinar cada uma delas:

1. Contribuições Previdenciárias

De acordo com o entendimento da RFB, os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica no regime de teletrabalho não devem ser incluídos na base de cálculo das contribuições previdenciárias. Isso porque:

• Não se tratam de valores destinados a retribuir o trabalho em si (conforme prevê o art. 28, I, da Lei nº 8.212/1991)
• São ganhos eventuais, de caráter indenizatório, excluídos da base de cálculo pelo art. 28, §9º, alínea “e”, item 7, da Lei nº 8.212/1991
• Estão amparados pelo parágrafo único do art. 75-D da CLT, que determina que tais utilidades não integram a remuneração

Contudo, há uma condição essencial: para a caracterização do aspecto indenizatório, o beneficiário deve comprovar as despesas mediante documentação hábil e idônea.

2. Imposto de Renda Pessoa Física

Quanto ao IRPF, a Receita Federal aplicou o mesmo raciocínio. Para que haja incidência do imposto de renda, é necessário que exista acréscimo patrimonial, conforme prevê o art. 43 do Código Tributário Nacional (CTN). No caso do reembolso de despesas no teletrabalho, não ocorre acréscimo patrimonial quando o valor pago apenas recompõe o patrimônio do empregado.

A solução de consulta é clara ao afirmar que os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica no teletrabalho não devem ser incluídos na base de cálculo do Imposto sobre a Renda de Pessoa Física.

Novamente, ressaltou-se a necessidade de comprovação documental das despesas para caracterização da natureza indenizatória dos valores recebidos. Sem essa comprovação, os valores podem ser considerados acréscimo patrimonial tributável.

3. Dedutibilidade no Lucro Real

Em relação à dedutibilidade dessas despesas na apuração do IRPJ pelo lucro real, a RFB considerou que os valores pagos para ressarcimento de despesas com internet e energia elétrica no teletrabalho podem ser considerados como dedutíveis, desde que:

• Sejam necessários à atividade da empresa e à manutenção da fonte produtora
• Atendam aos critérios de necessidade e usualidade previstos no art. 311 do RIR/2018
• O beneficiário comprove, mediante documentação hábil e idônea, os valores despendidos

Impactos Práticos para Empresas e Empregados

A Solução de Consulta 63/2022 traz segurança jurídica para empregadores e empregados em relação ao reembolso de despesas no teletrabalho, estabelecendo parâmetros claros para o tratamento tributário dessas verbas. Com base nela, podemos identificar os seguintes impactos práticos:

Para as empresas:

• Economia com encargos previdenciários, já que os valores reembolsados não integram a base de cálculo
• Possibilidade de dedução das despesas na apuração do lucro real
• Necessidade de implementar controles para documentação e comprovação das despesas reembolsadas
• Recomendação de formalização do acordo de teletrabalho, com previsão expressa sobre o reembolso de despesas

Para os empregados:

• Não incidência de IRPF sobre os valores recebidos a título de reembolso
• Menor carga tributária em folha de pagamento
• Obrigatoriedade de comprovação das despesas para garantir o tratamento tributário favorável

Análise Comparativa

É importante notar que a Solução de Consulta estabelece uma distinção entre dois modelos possíveis de ressarcimento:

1. Pagamento em valor fixo mensal: calculado com base na média de gastos
2. Reembolso das despesas efetivas: mediante comprovação documental

A RFB esclarece que, em ambos os casos, é necessária a comprovação dos gastos pelo empregado. Ou seja, mesmo no modelo de valor fixo, a empresa deve exigir documentação que comprove as despesas, para caracterizar a natureza indenizatória dos pagamentos.

Comparando com situações anteriores à pandemia, observa-se uma evolução na interpretação da RFB, reconhecendo as particularidades do teletrabalho e adaptando o entendimento tributário às novas relações de trabalho estabelecidas.

Considerações Finais

A Solução de Consulta COSIT nº 63/2022 representa um importante avanço na segurança jurídica relacionada ao reembolso de despesas no teletrabalho, tema que ganhou relevância com a disseminação do trabalho remoto. Contudo, ela ressalta a necessidade de rigor na comprovação documental das despesas para garantir o tratamento tributário favorável.

Para as empresas que adotam ou pretendem adotar o regime de teletrabalho, recomenda-se:

• Formalizar em contrato escrito as disposições sobre o reembolso de despesas
• Estabelecer procedimentos claros para comprovação dos gastos pelos empregados
• Manter documentação hábil e idônea que comprove as despesas reembolsadas
• Avaliar periodicamente os valores pagos, para garantir que correspondam às despesas efetivas

Cabe ressaltar que a Solução de Consulta não aborda a questão do FGTS, por não se tratar de tributo administrado pela Receita Federal, sendo esta parte da consulta considerada ineficaz no documento analisado.

Simplifique a Gestão Tributária do Teletrabalho com IA

A TAIS reduz em 73% o tempo de pesquisas tributárias, interpretando normas complexas sobre teletrabalho e reembolso de despesas instantaneamente para seu negócio.

Conheça a TAIS