Simples Nacional: entenda a obrigatoriedade da declaração formal em contratações públicas. A Receita Federal esclareceu, por meio da Solução de Consulta Cosit nº 61/2020, as regras sobre a apresentação de declaração de opção pelo Simples Nacional nos contratos com órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: Cosit nº 61/2020
Data de publicação: 23 de junho de 2020
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)
Introdução
A Solução de Consulta Cosit nº 61/2020 traz um importante esclarecimento sobre a obrigatoriedade de apresentação da declaração de opção pelo Simples Nacional por empresas contratadas por órgãos públicos federais. A norma define quando essa declaração é indispensável e em quais situações ela pode ser substituída por uma consulta ao Portal do Simples Nacional, produzindo efeitos para todos os contribuintes e órgãos públicos federais que se enquadrem nas situações analisadas.
Contexto da Norma
A consulta foi motivada por um órgão público federal que questionou a possibilidade de substituir a declaração formal de opção pelo Simples Nacional, exigida no momento da assinatura de contratos, pela consulta ao Portal do Simples Nacional na internet. O questionamento tem origem nas disposições da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, que regulamenta a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal.
A dúvida específica surgiu em razão da interpretação do art. 6º da IN RFB nº 1.234/2012, que estabelece a obrigatoriedade da apresentação da declaração no ato da assinatura do contrato, mas também prevê, em seu § 4º, a possibilidade de verificação da permanência do contratado no Simples Nacional mediante consulta ao Portal.
Principais Disposições
A Receita Federal esclareceu que o procedimento se divide em dois momentos distintos:
- Na assinatura do contrato: É obrigatória a apresentação da declaração formal (Anexo IV da IN RFB nº 1.234/2012) pela empresa optante pelo Simples Nacional, assinada pelo seu representante legal e entregue em duas vias ao órgão ou entidade contratante.
- No momento dos pagamentos: O órgão contratante pode optar por verificar a permanência da empresa no Simples Nacional mediante consulta ao Portal, anexando cópia da consulta à documentação do pagamento, em substituição a uma nova declaração.
A solução de consulta também esclareceu que, em caso de prorrogação do contrato vigente ou nova contratação, mesmo que nas mesmas condições do contrato anterior, é obrigatória a apresentação de nova declaração formal, não sendo permitida a sua substituição pela consulta ao Portal do Simples Nacional.
Este entendimento se fundamenta na interpretação do § 5º do art. 6º da IN RFB nº 1.234/2012, que determina que a exigência prevista no caput (apresentação de declaração) e no § 4º (possibilidade de consulta ao Portal) aplica-se no caso de prorrogação de contrato ou nova contratação.
Impactos Práticos
Esta orientação tem impactos diretos nos procedimentos administrativos dos órgãos e entidades públicas federais, bem como para as empresas optantes pelo Simples Nacional que contratam com a Administração Pública Federal:
- Os órgãos públicos federais devem exigir a declaração formal (Anexo IV) no momento da assinatura de novos contratos ou nas prorrogações contratuais;
- As empresas optantes pelo Simples Nacional devem estar preparadas para fornecer a declaração formal em cada nova contratação ou prorrogação;
- A consulta ao Portal do Simples Nacional só pode substituir a declaração na fase de pagamentos, para verificar a manutenção da condição de optante;
- Em caso de descumprimento, aplicam-se as penalidades previstas na legislação, inclusive as relacionadas a declarações inexatas.
É importante destacar que a declaração formal (Anexo IV) contém afirmações expressas sobre o cumprimento de obrigações acessórias e traz responsabilização do representante legal da empresa, prevendo inclusive penalidades criminais em caso de falsidade ideológica.
Análise Comparativa
O posicionamento adotado na Solução de Consulta nº 61/2020 reforça a necessidade de formalidade nos contratos administrativos e distingue claramente duas situações diferentes:
| Momento | Exigência | Possibilidade de substituição |
|---|---|---|
| Assinatura do contrato | Declaração formal (Anexo IV) | Não permitida |
| Pagamentos | Verificação da permanência no Simples | Permitida consulta ao Portal |
| Prorrogação contratual | Nova declaração formal (Anexo IV) | Não permitida |
Este entendimento é mais rigoroso do que algumas práticas adotadas por órgãos públicos que vinham substituindo a declaração pela consulta ao Portal também nos momentos de contratação ou prorrogação contratual, o que não é permitido segundo a interpretação oficial da Receita Federal.
Considerações Finais
A Solução de Consulta nº 61/2020 traz maior segurança jurídica tanto para a Administração Pública quanto para as empresas optantes pelo Simples Nacional ao estabelecer claramente os procedimentos a serem adotados. É fundamental que os gestores públicos e as empresas contratadas conheçam estas regras para evitar problemas fiscais e penalidades.
Vale lembrar que a Solução de Consulta nº 61/2020 tem efeito vinculante para toda a Administração Tributária Federal e produz efeitos de proteção ao contribuinte que adequar seu comportamento ao entendimento nela contido.
Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem ajustar seus procedimentos internos para garantir a correta exigência da declaração nos momentos adequados, enquanto as empresas optantes pelo Simples Nacional devem estar preparadas para apresentar a documentação necessária em cada etapa do processo de contratação.
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