Digitalização de documentos fiscais: como eliminar originais físicos com segurança jurídica

Gustavo Ribeiro10 de julho de 20254 Mins read80

A digitalização de documentos fiscais tornou-se uma prática cada vez mais comum entre as empresas brasileiras, especialmente após as mudanças recentes na legislação. A Solução de Consulta nº 171 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), publicada em 28 de dezembro de 2020, esclareceu diversas dúvidas sobre a possibilidade de eliminação dos documentos originais físicos após sua digitalização, bem como os requisitos necessários para garantir a validade jurídica e fiscal deste procedimento.

Entendendo a Solução de Consulta nº 171 – Cosit

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: 171 – Cosit
Data de publicação: 28 de dezembro de 2020
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (Cosit)

A consulta foi formulada por uma empresa que questionava a possibilidade de comprovar despesas de seus promotores de vendas (como táxi e refeições durante viagens a trabalho) apenas através de documentos digitalizados, sem a necessidade de manter os documentos físicos originais. A principal preocupação era garantir a dedutibilidade dessas despesas na base de cálculo do IRPJ e da CSLL, considerando que muitos comprovantes são emitidos em papel térmico de baixa durabilidade.

O Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019

Na solução apresentada, a Receita Federal destacou que, posteriormente ao protocolo da consulta, foi publicado o Ato Declaratório Interpretativo (ADI) RFB nº 4, de 9 de outubro de 2019, que trata especificamente do tema da digitalização de documentos fiscais. Este ato normativo foi fundamental para esclarecer os requisitos para a validade dos documentos digitalizados e a possibilidade de destruição dos originais.

O ADI nº 4/2019 estabelece que:

Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal, bem como os comprovantes de lançamentos neles efetuados, podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente;
O documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização;
Os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, exceto documentos de valor histórico;
Os documentos digitalizados poderão ser eliminados após o prazo de prescrição dos créditos tributários relacionados às operações a que se referem.

Requisitos legais para a digitalização de documentos fiscais

Para que a digitalização de documentos fiscais tenha validade jurídica, permitindo a destruição dos originais físicos, é necessário atender aos requisitos estabelecidos no art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, no art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012, e nos arts. 4º, 5º, 9º, 10 e 11 do Decreto nº 10.278/2020.

1. Requisitos gerais de digitalização (art. 4º do Decreto nº 10.278/2020)

Os procedimentos e tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar:

A integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
A rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados;
O emprego de padrões técnicos que garantam a qualidade da imagem, legibilidade e uso do documento;
A confidencialidade, quando aplicável;
A interoperabilidade entre sistemas informatizados.

2. Requisitos específicos para documentos destinados a órgãos públicos (art. 5º do Decreto nº 10.278/2020)

Quando o documento digitalizado for destinado à comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno, deverá:

Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil;
Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do decreto;
Conter os metadados especificados no Anexo II do decreto.

3. Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil)

Conforme estabelecido pelo art. 1º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, a ICP-Brasil é fundamental para garantir:

A autenticidade do documento digital;
A integridade do conteúdo;
A validade jurídica do documento eletrônico.

Armazenamento e descarte dos documentos

A solução de consulta também esclarece as regras para o armazenamento de documentos digitalizados e o descarte dos físicos:

1. Descarte dos documentos físicos (art. 9º do Decreto nº 10.278/2020)

Após o processo de digitalização de documentos fiscais realizado conforme os requisitos legais, o documento físico poderá ser descartado, exceto aqueles que apresentem valor histórico.

2. Manutenção dos documentos digitalizados (art. 10 do Decreto nº 10.278/2020)

O armazenamento deve assegurar:

A proteção contra alteração, destruição e, quando cabível, contra acesso e reprodução não autorizados;
A indexação de metadados que possibilitem a localização, gerenciamento e conferência do processo de digitalização.

3. Preservação dos documentos digitalizados (art. 11 do Decreto nº 10.278/2020)

Os documentos digitalizados sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.

Impactos práticos para as empresas

A possibilidade de digitalização de documentos fiscais com destruição segura dos originais traz diversos benefícios práticos para as empresas:

Redução de custos: diminuição de gastos com armazenamento físico, arquivos, pastas e espaço para guarda de documentos;
Agilidade no acesso: documentos digitais podem ser acessados instantaneamente, facilitando consultas e auditorias;
Preservação da informação: evita a perda de dados devido à degradação natural de documentos impressos em papel térmico (como muitos cupons fiscais);
Sustentabilidade: redução do uso de papel e insumos de armazenamento;
Organização: facilita a indexação e busca de documentos específicos.

Exemplo prático de aplicação

Considere uma empresa comercial cujos vendedores externos realizam frequentemente viagens a trabalho e acumulam diversos comprovantes de despesas (notas de táxi, recibos de refeições, etc.) emitidos em papel térmico. Com base na digitalização de documentos fiscais conforme os requisitos legais, a empresa poderia:

Digitalizar os comprovantes utilizando um sistema que atenda aos requisitos do Decreto nº 10.278/2020;
Assinar digitalmente os documentos com certificado ICP-Brasil;
Indexar os documentos com os metadados necessários;
Armazenar os arquivos digitais em sistema seguro;
Descartar os documentos físicos originais;
Utilizar normalmente as despesas para fins de dedutibilidade fiscal.

Considerações finais

A Solução de Consulta nº 171 – Cosit trouxe importante esclarecimento sobre a validade da digitalização de documentos fiscais e a possibilidade de destruição dos originais. As empresas que desejam implementar essa prática devem estar atentas aos requisitos técnicos estabelecidos pelo Decreto nº 10.278/2020 e garantir a utilização de certificação digital no padrão ICP-Brasil.

Vale ressaltar que, embora a digitalização traga diversos benefícios, é fundamental que a empresa implemente um processo bem estruturado, com controles rigorosos, para garantir que todos os requisitos legais sejam atendidos. Somente assim os documentos digitalizados terão o mesmo valor probatório dos originais perante as autoridades fiscais.

A digitalização de documentos fiscais representa um importante avanço na modernização da gestão empresarial, alinhada às tendências de transformação digital e desburocratização que vêm sendo implementadas no ambiente de negócios brasileiro.