Retenção de tributos federais em serviços com emprego de materiais: requisitos e procedimentos

A retenção de tributos federais em serviços com emprego de materiais é tema de frequente dúvida entre órgãos públicos e fornecedores. A Solução de Consulta DISIT02 nº 2017, de 22 de setembro de 2023, trouxe importantes esclarecimentos sobre os requisitos necessários para que um serviço seja enquadrado nesta classificação, com impacto direto nos percentuais de retenção aplicáveis.

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: DISIT02 nº 2017
Data de publicação: 22 de setembro de 2023
Órgão emissor: Divisão de Tributação da 2ª Região Fiscal da RFB

Contexto da Consulta

A consulta foi formulada por uma autarquia pública da administração federal que possuía contratos de fornecimento de materiais de expediente administrativo na modalidade outsourcing, para operação de almoxarifado virtual in company, sob demanda e mediante sistema informatizado próprio. A dúvida central girava em torno do correto enquadramento desses serviços para fins de retenção tributária.

A entidade questionava se deveria aplicar a alíquota de 9,45% (código 6190 – demais serviços) ou de 5,85% (código 6147 – serviços com emprego de materiais), conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, que regulamenta a matéria.

Fundamentação Legal

A base normativa para solução da consulta está contida principalmente na Instrução Normativa RFB nº 1.234, de 2012, que disciplina a retenção de tributos nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal direta, autarquias e fundações federais, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona, às outras pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e serviços.

Destaca-se que a solução de consulta em análise está vinculada às Soluções de Consulta COSIT nº 36, de 30 de março de 2020, e nº 210, de 5 de agosto de 2015, que já haviam consolidado o entendimento da Receita Federal sobre o tema.

Requisitos para Caracterização de Serviços com Emprego de Materiais

De acordo com a retenção de tributos federais em serviços com emprego de materiais, para que um serviço seja enquadrado nesta categoria, é necessário o cumprimento cumulativo dos seguintes requisitos:

1. Deve haver o efetivo fornecimento de materiais pelo contratado;
2. Os materiais fornecidos devem ser inerentes à execução do serviço;
3. Os materiais devem estar discriminados no contrato ou em planilhas que sejam parte integrante do contrato;
4. Os materiais devem estar discriminados nas notas fiscais ou faturas de prestação de serviços emitidas.

A falta de qualquer um desses requisitos impede o enquadramento como serviço prestado com emprego de materiais, levando à aplicação do percentual de retenção mais elevado.

Percentuais de Retenção Aplicáveis

Quando o serviço se enquadra como “com emprego de materiais”, o percentual de retenção a ser aplicado é de 5,85%, utilizando-se o código de receita 6147. Este percentual é composto por:

• 1,2% de Imposto de Renda (IR)
• 1,0% de Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• 3,0% de Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
• 0,65% de Contribuição para o PIS/Pasep

Caso o serviço não atenda aos requisitos para ser considerado “com emprego de materiais”, aplica-se a alíquota de 9,45% (código 6190 – demais serviços).

Impactos Práticos para os Contribuintes

Esta interpretação da RFB tem impactos significativos tanto para os órgãos públicos contratantes quanto para as empresas prestadoras de serviços:

Para os órgãos contratantes:

• Responsabilidade pela correta retenção tributária, sob pena de responder pelo recolhimento com recursos próprios em caso de erro;
• Necessidade de análise detalhada dos contratos e das notas fiscais para verificar o cumprimento dos requisitos;
• Obrigação de exigir dos fornecedores a discriminação dos materiais nas notas fiscais.

Para as empresas contratadas:

• Necessidade de adequação dos contratos e das notas fiscais para garantir o correto enquadramento;
• Potencial economia tributária, já que a retenção é significativamente menor (5,85% versus 9,45%);
• Importância do planejamento contratual e de faturamento para beneficiar-se do tratamento mais favorável.

Análise do Caso Concreto

No caso específico da consulta, a autoridade fiscal não respondeu diretamente se o serviço de outsourcing para operação de almoxarifado virtual se enquadra como serviço com emprego de materiais, deixando a cargo da consulente avaliar se os termos contratuais atendem aos requisitos estabelecidos.

A retenção de tributos federais em serviços com emprego de materiais somente pode ser aplicada se houver clara evidência do fornecimento efetivo dos materiais, com discriminação específica tanto nos contratos quanto nas notas fiscais emitidas. A mera existência de fornecimento de materiais, sem a devida formalização contratual e fiscal, não é suficiente para o enquadramento nessa categoria.

Considerações Importantes para Adequação

Empresas que prestam serviços com emprego de materiais e desejam se beneficiar da alíquota reduzida de retenção devem tomar as seguintes providências:

1. Revisar os contratos para garantir que contenham cláusulas específicas sobre o fornecimento de materiais;
2. Incluir nos contratos ou em planilhas anexas a discriminação detalhada dos materiais a serem fornecidos;
3. Ajustar o processo de faturamento para que todas as notas fiscais discriminem os materiais fornecidos;
4. Manter documentação comprobatória do fornecimento efetivo dos materiais.

Por outro lado, os órgãos públicos devem estar atentos ao cumprimento desses requisitos antes de aplicar a alíquota reduzida, evitando futuras responsabilizações por recolhimento a menor.

Conclusão

A retenção de tributos federais em serviços com emprego de materiais exige o cumprimento rigoroso dos requisitos estabelecidos na IN RFB nº 1.234, de 2012. Não basta que o serviço envolva o fornecimento de materiais; é necessário que estes sejam inerentes à execução do serviço e estejam devidamente discriminados tanto no contrato quanto nas notas fiscais.

A correta aplicação dessas regras permite uma economia tributária significativa para as empresas prestadoras de serviços e garante segurança jurídica aos órgãos públicos contratantes. Por isso, é fundamental que ambas as partes compreendam e observem os requisitos estabelecidos pela legislação e pelas interpretações oficiais da Receita Federal do Brasil.

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