Imposto de Renda Retido na Fonte sobre reembolso de despesas em serviços de engenharia

Gustavo Ribeiro28 de junho de 20254 Mins read116

Imposto de Renda Retido na Fonte sobre reembolso de despesas em serviços de engenharia é tema de recente Solução de Consulta publicada pela Receita Federal. A manifestação formal do órgão esclarece um ponto crucial sobre a tributação de valores repassados entre pessoas jurídicas quando há prestação de serviços de engenharia com reembolso de despesas.

Identificação da Norma

Tipo de norma: Solução de Consulta
Número/referência: 26 – COSIT
Data de publicação: 27 de fevereiro de 2025
Órgão emissor: Coordenação-Geral de Tributação (COSIT)

Contexto da Consulta

A consulta foi formulada por uma empresa prestadora de serviços de engenharia que questionou a Receita Federal sobre o tratamento tributário aplicável ao reembolso de determinadas despesas previstas em contrato com seus clientes, bem como sobre a incidência do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) sobre a taxa de administração de 10% cobrada sobre essas mesmas despesas.

Conforme o contrato firmado entre as partes, determinados gastos seriam tratados como “despesas reembolsáveis”, desde que previamente autorizadas pelo contratante e devidamente comprovadas. Essas despesas englobavam:

Despesas de viagens a trabalho (passagens aéreas, hospedagem, táxi/uber, alimentação, etc.)
Hospedagem provisória
Passagens aéreas de mobilização e desmobilização
Deslocamento urbano
Outras despesas autorizadas pela contratante

Além do reembolso dessas despesas, a consulente cobrava um adicional de 10% sobre o valor dessas despesas, a título de “serviço de administração”, valor esse destacado em nota fiscal específica.

O Entendimento da Receita Federal

A COSIT, ao analisar a consulta, concluiu que tanto os valores recebidos a título de reembolso quanto a taxa de administração cobrada estão sujeitos à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte à alíquota de 1,5% (um e meio por cento), conforme previsto no art. 714, § 1º, inciso XVII, do Regulamento do Imposto sobre a Renda (RIR/2018).

O fundamento central desse entendimento é que esses valores, independentemente da nomenclatura utilizada no contrato (“reembolso”), integram o preço dos serviços de engenharia prestados, compondo a receita bruta da prestadora de serviços, nos termos do art. 12, inciso II, do Decreto-Lei nº 1.598/1977 (art. 208, inciso II, do RIR/2018).

A Receita Federal esclarece que a existência de cláusula contratual que preveja a cobrança em separado das “despesas reembolsáveis” não altera sua natureza tributária de remuneração pela prestação de serviços, conforme prescrito nos arts. 43, § 1º, e 123 do Código Tributário Nacional (CTN).

Principais Fundamentos da Decisão

A Solução de Consulta baseia-se em três fundamentos principais:

Natureza dos gastos: Os dispêndios com viagens, hospedagens e deslocamentos configuram custos ou despesas inerentes à atividade de prestação de serviços de engenharia, nos termos dos arts. 290, 302 e 311 do RIR/2018.
Composição da receita bruta: O pagamento por esses dispêndios compõe o preço dos serviços prestados, parcela integrante da receita bruta da pessoa jurídica, conforme estabelece o art. 12, inciso II, do Decreto-Lei nº 1.598/1977.
Irrelevância da forma de cobrança: A forma de cobrança em separado das “despesas reembolsáveis” não altera sua natureza tributária, em conformidade com os arts. 43, § 1º, e 123 do CTN.

A COSIT ainda reforça seu entendimento com uma análise do ponto de vista financeiro, destacando que o valor total recebido em decorrência do contrato de prestação de serviços de engenharia será o mesmo, haja ou não a cobrança em separado das “despesas reembolsáveis”.

Impactos Práticos para as Empresas

O entendimento firmado pela COSIT traz importantes implicações práticas para as empresas prestadoras de serviços de engenharia e, por analogia, para outras atividades que também utilizam estrutura contratual semelhante:

Obrigatoriedade da retenção do IRRF: Empresas tomadoras de serviços devem reter o IRRF (1,5%) sobre o valor total da fatura, incluindo tanto o valor dos serviços quanto os valores cobrados a título de reembolso e taxa de administração.
Impacto no fluxo de caixa: Prestadoras de serviços precisam considerar a retenção do imposto em seu planejamento financeiro, uma vez que ela incidirá sobre valores que, em tese, apenas “transitam” pela empresa (como passagens aéreas e hospedagens).
Revisão de contratos: Empresas com contratos que preveem reembolso de despesas podem precisar revisar suas cláusulas e condições comerciais para adequar seus preços a essa realidade tributária.
Documentação fiscal: Especial atenção deve ser dada à emissão dos documentos fiscais, garantindo que reflitam corretamente a natureza da operação conforme o entendimento da Receita Federal.

Precedentes da RFB

A Solução de Consulta nº 26/2025 reafirma entendimento já consolidado pela COSIT em manifestações anteriores, destacando-se as seguintes:

Solução de Consulta COSIT nº 110, de 3 de fevereiro de 2017
Solução de Consulta COSIT nº 247, de 23 de maio de 2017
Solução de Consulta COSIT nº 72, de 24 de junho de 2020
Solução de Consulta COSIT nº 144, de 20 de julho de 2023

Essas soluções de consulta estão disponíveis no site da Receita Federal, reforçando a posição consistente do órgão sobre o tema.

Conclusão

A Solução de Consulta COSIT nº 26/2025 reafirma o entendimento da Receita Federal de que valores recebidos a título de reembolso de despesas, no contexto de contratos de prestação de serviços, integram o preço do serviço prestado e, portanto, estão sujeitos à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Para as empresas prestadoras de serviços de engenharia, essa manifestação elimina dúvidas quanto ao correto tratamento tributário desses valores, exigindo atenção especial à retenção do imposto (1,5%) sobre o valor total faturado, incluindo tanto os serviços propriamente ditos quanto os chamados “reembolsos” e “taxas de administração”.

A leitura da íntegra da Solução de Consulta nº 26/2025 é recomendada para profissionais que desejam compreender em detalhes a fundamentação legal e os precedentes administrativos utilizados pela Receita Federal em sua decisão.